Entrevistámos Rita Costa, Coordenadora do Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica.
(ARCHIVOZ) Quando é que nasceu a ideia de criar o Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica, quando é que este entrou, de facto, em funções, e qual a sua missão, visão e competências, para além do enquadramento orgânico na estrutura do Benfica?
(RC) A ideia de criar o Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica surgiu em 2009 decorrente de duas necessidades: a primeira, ter documentação e informação histórica facilmente acessível para utilização do canal de televisão do Clube, a Benfica TV (hoje BTV), que tinha iniciado as suas emissões regulares a 10 de dezembro de 2008; e a segunda, como base para a construção do futuro Museu do Clube, uma das iniciativas anunciadas por Luís Filipe Vieira na sua recandidatura à presidência do Sport Lisboa e Benfica, em junho de 2009.
O CDI começou a ser estruturado no segundo semestre de 2009 e entrou em funções em fevereiro de 2010, com a constituição da equipa de profissionais de Ciências da Documentação e Informação e o início das tarefas de tratamento do acervo documental. Foi oficialmente inaugurado pelo Presidente do Sport Lisboa e Benfica em 2 de novembro de 2010.
O departamento faz parte da Direção de Património Cultural, em que se incluem também o Departamento de Reserva, Conservação e Restauro, a Curadoria, o Serviço de Mediação e Educação e a Produção. De uma forma integrada e através de equipas plurifuncionais, os departamentos asseguram a prossecução da missão da Direção de Património Cultural, que é garantir a preservação, a valorização e a difusão da memória e do património histórico e cultural do Sport Lisboa e Benfica e cuja ferramenta de divulgação principal, mas não exclusiva, é o Museu Benfica – Cosme Damião. Concorrendo para os objetivos do Património Cultural, o Centro de Documentação e Informação tem por missão preservar, valorizar e divulgar o acervo documental do Sport Lisboa e Benfica e tem como competências a gestão da documentação, a gestão de informação desportiva, o estudo e investigação da história do Sport Lisboa e Benfica e a comunicação da história do Benfica e do acervo documental.
(ARCHIVOZ) Por quantos elementos é constituída a equipa do Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica, quais as categorias profissionais e qual a respetiva formação de cada elemento, na área de arquivo?
(RC) A equipa do Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica é atualmente constituída por 17 profissionais: 1 coordenador, 10 profissionais da área das Ciências da Documentação e Informação, 5 investigadores históricos, com formação na área de História, e 1 gestor de recursos culturais, com formação em História de Arte e Museologia. Os profissionais da área das Ciências da Documentação e Informação são especializados na área de Biblioteconomia ou na área de Arquivo e desempenham preferencialmente tarefas da área da sua especialização, apesar de ser promovida a intercomunicação entre as duas áreas e uma abordagem eclética na divulgação do acervo.
(ARCHIVOZ) O Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica encontra-se aberto ao público ou está acessível apenas aos utilizadores internos do Benfica? Imagino que, por exemplo, exista uma relação muito próxima do Centro de Documentação e Informação com a Direção de Património Cultural do Benfica, em que se destaca o Museu Benfica – Cosme Damião. Fale-nos um pouco do trabalho efetuado nesse sentido e das dinâmicas criadas, referindo, ainda, as atividades de carácter pedagógico, cultural, científico ou social desenvolvidas ou se estas são responsabilidade de outras áreas da Direção de Património Cultural do Benfica?
(RC) O Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica não está aberto ao público em geral. Em casos pontuais, analisados individualmente e mediante fundamentação, é permitido o acesso a elementos externos, nomeadamente estudantes universitários ou investigadores que estejam a desenvolver os seus projetos na área da história do desporto.
O Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica serve fundamentalmente os utilizadores internos do Grupo Benfica.
Enquanto departamento integrante da Direção de Património Cultural, o Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica é o departamento responsável pela produção e gestão dos conteúdos da exposição permanente do Museu Benfica – Cosme Damião e das exposições temporárias desenvolvidas pelo Património Cultural. É também da sua competência a gestão da página semanal no jornal O Benfica e do site do Museu Benfica – Cosme Damião. O departamento disponibiliza ainda documentação e informação sempre que solicitado pelos restantes departamentos da Direção do Património Cultural para o desenvolvimento dos seus projetos, como por exemplo para a criação de guiões de visitas ou atividades lúdico-pedagógicas, para a comunicação do Museu Benfica nas redes sociais ou para a divulgação do acervo de bens culturais. Apesar de grande parte das atividades de programação serem desenvolvidas pelo Serviço de Mediação e Educação, é responsabilidade do Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica o desenvolvimento de atividades específicas de divulgação do acervo documental e do trabalho desenvolvido pelo departamento, como visitas especializadas ou a publicação de papers.
O Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica é um recurso que está disponível para todos os departamentos do Grupo Benfica. Mantém uma relação muito próxima e consistente em especial com a Direção Comercial e Marketing, a Direção de Comunicação e a área Digital. Destas, destacamos o trabalho desenvolvido na área de Merchandising, que inclui o fornecimento de documentação e informação para o desenvolvimento de produtos de carácter histórico/retro e a validação de informação histórica presente em produtos editoriais licenciados (produto oficial Benfica desenvolvido por empresas parceiras).
(ARCHIVOZ) Que documentação é que se encontra no Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica, quais as datas extremas e quantos metros lineares possui (em fase corrente e definitiva)? Considerando que diariamente são publicadas, sobretudo na imprensa escrita, notícias sobre o Sport Lisboa e Benfica, a que razão cresce, aproximadamente, esta documentação por ano, em termos de metros lineares? E qual é a documentação mais consultada e a que origina mais pedidos de reprodução, por quem e para que fins?
(RC) O acervo documental gerido pelo Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica inclui documentação de biblioteca (livros, revistas, documentos áudio e audiovisuais, num total de mais de 85 mil registos), documentação de arquivo (199 metros lineares) e fotografia (mais de 130 mil), com datas extremas entre 1896 e 2021. Toda a documentação está exclusivamente em fase definitiva, uma vez que o arquivo do Clube é gerido por outro departamento, a Secretaria Geral.
Na gestão da informação diária publicada sobre o Clube, optamos pela desmaterialização. Apenas arquivamos fisicamente as publicações propriedade do Benfica, sobre as quais temos responsabilidade de preservação. No caso das publicações que não são propriedade do Benfica, a sua preservação física é responsabilidade das entidades proprietárias e dos organismos públicos com essa competência, e, como para o Benfica a sua função é meramente informativa, não arquivamos a documentação física, mas apenas uma cópia digital.
A documentação mais consultada e que origina mais pedidos de reprodução são as fotografias. No caso da Direção de Património Cultural, é utilizada para exposições, para atividades de programação e para a divulgação através de meios de comunicação tradicionais ou redes sociais. Para os restantes departamentos do Grupo Benfica, estes pedidos são essencialmente para fins de divulgação ou de desenvolvimento de produtos, quer para fins internos quer para fins comerciais. São também frequentes as solicitações por parte de instituições culturais, como museus e arquivos, e por parte de escritores e jornalistas, nacionais e internacionais.
(ARCHIVOZ) Como é feito o tratamento da documentação do Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica, quer a relativa à imprensa diária, quer a que se encontra em fase definitiva?
(RC) Adquirimos os jornais diários e semanários nacionais, sejam desportivos, generalistas ou financeiros, que são alvo de uma seleção: apenas arquivamos os artigos relacionados com o Benfica ou com o desporto. Fazemos a digitalização dos artigos selecionados e eliminamos o original, que é reciclado. Através de uma plataforma de clipping, temos também acesso às notícias de televisão e rádio nacionais. Todo este material em formato digital é gerido através de uma aplicação de catalogação.
Relativamente à restante documentação, efetuamos a sua organização, higienização e acondicionamento, sendo de seguida catalogada (no caso de documentação de biblioteca) ou classificada e descrita (no caso de documentação de arquivo). Esta documentação é igualmente digitalizada e disponibilizada através das aplicações de gestão documental. A documentação é arquivada no espaço de arquivo, que tem condições ambiente (temperatura e humidade) controladas e permite a sua preservação.
(ARCHIVOZ) Fale-nos agora um pouco da documentação noutros suportes, que não papel, existente no Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica, desde os processos fotográficos, à que diariamente passa nas televisões, em suporte digital, etc.
(RC) Como já referido, as notícias nacionais de televisão e rádio são-nos fornecidas por uma empresa de clipping, em formato digital através de uma plataforma web, e são integradas no catálogo.
Do acervo documental faz parte um volume significativo de fotografias, mais de 130 mil fotogramas estimados, sendo que cerca de 80 mil correspondem a negativos, pertencentes ao fundo Roland Oliveira, fotógrafo do Benfica entre os anos 50 e os anos 2000. Esta tipologia documental, pelas suas características, necessita de atenção especial. O suporte do negativo, em plástico, degrada-se com o tempo e, no caso dos negativos mais antigos, já começamos a detetar sinais dessa degradação. Por isso, estamos atualmente a desenvolver um projeto de conservação deste acervo, que prevê a limpeza, a planificação quando necessária, o acondicionamento individualizado de negativos em material de conservação (acid free) e o seu congelamento, que permitirá parar o processo de degradação. Para que seja assegurado o acesso à informação, antes da congelação todos os negativos serão digitalizados e descritos.
Quanto à documentação nativa digital, estamos cada vez mais conscientes da necessidade de adaptar os métodos tradicionais de arquivo à realidade digital e planeamos implementar formas de gestão mais eficazes de arquivo. Um caso paradigmático é o arquivo fotográfico digital, com o qual já lidamos diariamente.
(ARCHIVOZ) Existe um projeto de digitalização no Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica? Se sim, quais os equipamentos existentes nesse sentido, qual o software utilizado para a desmaterialização da informação e quais os formatos de consulta e de conservação das imagens? Que tipologias documentais são objeto de digitalização?
(RC) Existe desde o primeiro dia um projeto de digitalização, que nos permite cumprir dois objetivos que parecem à partida antagónicos: preservar a documentação e dar acesso à informação nela contida. Através do processo de digitalização e de disponibilização das imagens digitais como meio preferencial de acesso, reduzimos o manuseamento da documentação e os processos de degradação a ele associados. O Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica dispõe de dois scanners planetários BookEye e de um scanner de negativos. A digitalização é feita em formato TIF, não comprimido, 24 bits, 300 dpi (mínimo), a cores. Este formato é exclusivamente de preservação. Para consulta, é produzida a partir da matriz TIF uma cópia em JPG, com uma compressão ajustada para cada tipo de digitalização, que permita o melhor compromisso entre a qualidade e a rapidez de acesso. As imagens digitais são armazenadas nos servidores do Clube, que asseguram as necessárias redundâncias e backups. O acesso dos profissionais e utilizadores é feito a partir das aplicações de gestão documental, que foram desenvolvidas pela equipa de Sistemas de Informação do Sport Lisboa e Benfica, respeitando as normas internacionais da área.
Todas as tipologias documentais são alvo de digitalização, sendo identificadas em cada época desportiva quais as séries documentais prioritárias para digitalização.
(ARCHIVOZ) Considerando a importância crucial da difusão da informação, diga-nos como é efetuada a disponibilização da informação à responsabilidade do Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica, como é possível aceder a esta e que outras atividades são desenvolvidas, por exemplo, ao nível dos instrumentos de acesso à informação?
(RC) A documentação de biblioteca está disponível para consulta interna, através de uma aplicação de consulta criada para o efeito. Quanto à documentação de arquivo, apenas está acessível aos profissionais do Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica, mas estamos a trabalhar para garantir o acesso interno, a partir de um sistema que permita a gestão dos diferentes níveis de acesso. A equipa de Documentação trabalha diariamente para a otimização dos instrumentos de informação, estando neste momento a desenvolver o Guia Geral de Fundos e Coleções.
A nível externo, e uma vez que o Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica não está aberto ao público em geral, o acesso é avaliado caso a caso, sempre que surgem solicitações. Faz parte dos objetivos a médio prazo da Direção de Património Cultural a disponibilização de partes selecionadas do seu acervo ao público através do site do Museu Benfica.
(ARCHIVOZ) Para terminar, como é que imagina o Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica daqui a 20 anos, o que é que espera que ele se torne?
(RC) Espero que o Centro de Documentação e Informação do Sport Lisboa e Benfica tenha a possibilidade de continuar a crescer, a melhorar e a expandir a sua ação. Os primeiros 10 anos foram muito importantes para o seu estabelecimento, para encontrar o seu espaço enquanto instituição patrimonial, enquanto espaço de estudo e investigação e enquanto suporte do Museu Benfica – Cosme Damião. Foram também anos de consolidação da sua posição dentro do Grupo Benfica, do Clube e da estrutura empresarial. Os próximos passos de crescimento serão na aproximação ao público e na potenciação da sua voz no estudo e investigação da história do desporto. Imagino que, daqui a 20 anos, esta posição se tenha consolidado e que o CDI possa ser simultaneamente uma referência na comunidade e uma instituição ao serviço da comunidade.
Imagem cedida pelo entrevistado, da autoria do fotógrafo João Freitas, de que o Sport Lisboa e Benfica é detentora:
Álbum fotográfico da inauguração do estádio do Sport Lisboa e Benfica ( em cima) e diário das atividades desportivas e associativas do Benfica (em baixo).
Entrevista realizada por: Paulo Jorge dos Mártires Batista
