Entrevistámos Paulo Jorge dos Mártires Batista, arquivista no Arquivo Municipal de Lisboa e investigador integrado do CIDEHUS.UE – Centro Interdisciplinar de História, Culturas e Sociedades da Universidade de Évora.
(Archivoz) O seu percurso profissional é vasto, como concilia tantas atividades na área de arquivo?
(Paulo Batista) Não poderia deixar de começar por agradecer ao comité editorial da Archivoz, na pessoa da Dra. Alexandra Vidal, a oportunidade em conceder esta entrevista.
Desde muito cedo que me apaixonei pelo mundo dos aquivos, por isso sinto-mo um privilegiado por trabalhar nesta área profissional, a que tanto me orgulho de pertencer, desde 1993, quando comecei a exercer funções no Arquivo Nacional da Torre do Tombo.
Neste momento, encontro-me, desde 2006, no Arquivo Municipal de Lisboa (AML), onde, de há cerca de 10 anos para cá, o meu trabalho está bastante ligado à investigação, organização, descrição e comunicação de acervos relativos a arquivos particulares de arquitetura, de que são exemplos os de Cassiano Branco e Francisco Keil do Amaral, nomes determinantes no Movimento Moderno em Portugal. Envolvendo esta dinâmica, o AML é detentor de outras fontes complementares, como os processos de obra particulares, imprescindíveis para o estudo da evolução urbanística e arquitetónica de Lisboa, precisamente a documentação que tomei como objeto de estudo na dissertação de mestrado e tese de doutoramento, aspetos que desenvolvo nas respostas seguinte.
Atendendo ao enquadramento que apresentei e a importância crucial da difusão da infirmação, no quadro das funções arquivísticas, sem qualquer desvalorização das demais, tenho procurado apresentar evidências, não apenas do trabalho que desenvolvo no âmbito dos arquivos particulares de arquitetura, mas também do que é efetuado nesta área, por inúmeros investigadores, professores, alunos, técnicos, etc.
Cingindo-me ao derradeiro trimestre deste ano, gostaria de destacar algumas iniciativas nesse sentido, de que sou o organizador, como as Conversas sobre Arquitetura e Urbanismo – projetos e obras-chave: De Malaquias Ferreira Leal (1787-1859) a José Luís Monteiro (1848-1942), que se vai realizar na Associação Portuguesa dos Amigos dos Castelos (APAC), em Lisboa, entre 19 e 23 de outubro. Esta evento surge na sequência de um conjunto de cursos sobre os Arquitetos de Lisboa e a Arquitetura em Lisboa, que organizei em 2018 e 2019, na APAC, no Centro de Informação Urbana de Lisboa (CIUL), na Biblioteca Nacional de Portugal e no Museu Nacional de Arte Antiga.
Voltando aos três últimos meses do presente ano, ainda em outubro, no dia 29, irá decorrer, também presencialmente ou à distância, no CIUL, o 2.º Encontro Cidades, Arquitetura e Arquivos no Contexto Ibérico (a primeira edição desta iniciativa aconteceu na Universidade de Évora, em 2019), que coorganizo com o Professor Ricardo Agarez, deste estabelecimento de ensino superior e também investigador do CIDEHUS.UE, no âmbito do qual todas estas iniciativas têm sido organizadas. Ainda sobre este Encontro, gostaria de acrescentar que se trata de uma organização conjunta do CIDEHUS.UE, do CIUL e da Secção de Arquivos de Arquitetura do Conselho Internacional de Arquivos (ICA-SAR), cuja presidente será uma das palestrantes do mesmo, contando, ainda, com a Fundação Calouste Gulbenkian, como parceiro.
Como defensor da ciência da informação, uma área transdisciplinar por excelência, que engloba diferentes interpretações de investigação em informação, entendida como um fenómeno social em permanente mudança e objeto de conhecimento, não poderia ficar indiferente ao momento tão singular, mas sobretudo complexo e difícil, da história da humanidade, que estamos a viver, e a todos afeta. Refiro-me ao novo coronavírus (SARS-CoV 2) e à COVID-19, que, a partir de meados de março deste ano, colocaram novos desafios aos arquivos, obrigando os seus responsáveis e colaboradores a adaptar-se a novas metodologias e formas de trabalhar. Por esta razão organizei, entre 2 e 23 de julho, um ciclo de sete entrevistas, intitulado Os arquivos em tempo de pandemia e a adaptação à nova normalidade, a responsáveis de arquivos públicos de referência, com o propósito de criar um espaço de partilha de experiências e tentar contribuir para a compreensão de que modo é que neste período, entre março e julho, os arquivos foram capazes de se reinventar e dar uma resposta eficaz aos problemas e oportunidades surgidas. Da organização do trabalho interno ao atendimento ao público e difusão da informação, o que mudou?
Estas entrevistas foram efetuadas online (via plataforma Zoom), com transmissão pela rede social Facebook, do CIDEHUS, seguida da disponibilização dos vídeos na mesma plataforma, onde permanecem para memória futura. E aqui, se me permite, não resisto a indicar dois aspetos das métricas desta iniciativa, obtidos logo após a realização da última entrevista: aproximadamente 10.000 visualizações, distribuídas por 53 países, em que se destacaram claramente, por esta ordem, Portugal, Brasil e Espanha, o que superou, de longe, as melhores expetativas sobre a mesma. Estes números foram determinantes para a realização de um segundo módulo, entre 28 de setembro e 12 de outubro, composto por quatro entrevistas a responsáveis de arquivos públicos e uma outra ao coordenador de um arquivo privado, agora tendo como pano de fundo a segunda vaga da pandemia.
Finalmente, ainda no quadro das implicações do novo coronavírus e da COVID-19 nos arquivos, será transmitido a 19 de outubro, no mesmo formato técnico das iniciativas anteriores, o Seminário Os arquivos nacionais dos países ibero-americanos em tempo de pandemia e a adaptação à nova normalidade: Problemas, Desafios e Oportunidades. Esta iniciativa contara com a presença dos responsáveis máximos dos arquivos nacionais de Portugal, Espanha, Brasil, México, Peru e Chile.
Procurando responder de forma mais direta à questão colocada, estes outputs, em que me foquei na organização de eventos científicos, deixando de lado, por economia de tempo, as publicações em revistas da especialidade portuguesas e estrangeiras, em livros de coordenação diversa e conferências e artigos científicos apresentados em congressos nacionais e internacionais, só são possíveis com bastante esforço e disciplina, quantas vezes pela “noite dentro” e fins de semana condicionados, mas sempre com bastante satisfação pelo trabalho desenvolvido e resultados alcançados.
(Archivoz) A sua tese de doutoramento versa, essencialmente, processos de obra particulares do arquivo da Câmara Municipal de Lisboa. Porquê este tema?
(PB) Como referi na resposta anterior, em 2006 comecei a trabalhar no AML, no, era esta a designação, Arquivo Intermédio, onde os processos de obra particulares do Município de Lisboa constituem a unidade de informação mais procurada e significativa, no que respeita à dimensão, sendo bastante diversificada do ponto de vista cronológico, tipológico, informativo e suportes.
Tendo em consideração a metodologia de organização seguida no AML, um processo de obra particular é um conjunto de processos organizados relativos a um determinado imóvel da capital, agregados ao longo da existência deste, desde o primeiro requerimento a solicitar a construção, finalizando apenas, quando tal se verifica, com o respetivo projeto de demolição total.
Por conseguinte, ingressam num processo de obra particular, integrados em processos, além do projeto de construção, os projetos de alterações, ampliações, beneficiações com as respetivas memórias descritivas, licenciamentos, autos de vistoria, prorrogações de licença, baixas de responsabilidade, ou seja, toda a informação produzida relativa a um edifício específico, que se vai avolumando ao longo do tempo, à medida que são incorporados novos documentos, sendo encerrado apenas, como salientei, com o projeto de demolição total
A interpretação desta unidade de informação assume grande significado, já que, tal como sucede no Município de Lisboa, é aquela que, por um lado, é produzida em maior quantidade pelos serviços de qualquer município e, por outro, a mais procurada e a que provoca maior número de pedidos de reprodução pelos utilizadores dos respetivos arquivos. É ainda, por regra, a que nestes serviços de informação possui maior afetação de colaboradores para a sua organização, descrição, digitalização e comunicação.
Em síntese, os processos de obra particulares, para além do seu extraordinário valor primário (probatório, isto é, administrativo, legal ou financeiro), claramente a principal razão que determina a sua elevada procurada pelos utilizadores, internos e externos, dos arquivos municipais e outros serviços onde se podem encontrar, caraterizam-se por uma notável riqueza e diversidade informacional. Estes elementos concorrem decisivamente para que seja uma unidade de informação indispensável para o estudo da evolução urbanística e arquitetónica de qualquer cidade, justificando a sua conservação permanente nos arquivos, como testemunho da atividade da entidade produtora e da memória coletiva.
Regressando à minha entrada em funções no AML, de forma surpreendente para mim, em total contradição com tudo o que acabei de descrever, apercebi-me, de imediato, que processos de obra particulares eram uma unidade de informação raramente estudada, não só em Portugal, como na generalidade dos países, sendo escassos os artigos ou trabalhos académicos sobre a mesma, situação que continua a verificar-se na atualidade. Esta constatação foi um momento marcante, não só do ponto de vista profissional e técnico, no AML, mas também do que viria a ser o meu percurso académico e científico nos anos seguintes, já que decidi que seria a documentação que gostaria de estudar, com a finalidade de contribuir para o seu melhor conhecimento e divulgação.
(Archivoz) Depois de ter feito a pós-graduação e o mestrado em Ciências da Informação e da Documentação, na variante de Arquivística e Biblioteconomia, na Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa, decide prosseguir os seus estudos de doutoramento em Espanha, depois de já ter passado por outros estabelecimentos de Ensino Superior. Qual a razão para essa decisão, em particular, e para esse percurso, em geral?
(PB) De facto, sou licenciado em História, pela Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa, e pelo meio dos cursos que referiu, que me marcaram profundamente, obtive a pós-graduação em Direito da Sociedade da Informação (Internet, Direito de Autor e Comércio Eletrónico), na Faculdade de Direito da Universidade de Lisboa. Com isto pretendo assinalar que estudar em diferentes estabelecimentos de ensino superior foi, desde muito cedo, um objetivo claro, no que respeita ao percurso académico que tracei, de forma a ter diferentes experiências nessa matéria. Desta forma, quando a Universidade Lusófona de Humanidades e Tecnologias de Lisboa disponibilizou o doutoramento em Documentación, por via de um convénio com a Universidad de Alcalá de Henares, nos arredores de Madrid, não tive qualquer dúvida que seria o passo que gostaria de dar. Esta convicção deveu-se, não só ao sonho que sempre tive de estudar no estrangeiro, mas também pela quase inexistência, à época, de oferta ao nível do 3º Ciclo de estudos, nesta área, em Portugal, precisamente o contrário do verificado em Espanha, onde há muito existia uma grande diversidade nesse sentido. Este foi o projeto de maior duração da minha formação académica, que decorreu entre dezembro de 2008 e junho de 2017, englobando o Diploma de Estudios Avanzados de Doctorado en Bibliografia y Documentación Retrospectiva en Humanidades, e o máster e o doutoramento em Documentación. Considerando o que referi, pretendo efetuar o pós-doutoramento em Ciência da Informação, na Universidade de Coimbra.
(Archivoz) Destacamos um projeto em que foi o mentor que é o arquivo fotográfico do Partido Social Democrata (PSD) Português. Como foi trabalhar um arquivo político e qual o impacto e visibilidade interna e externa desta iniciativa? Pode apresentar evidências nesse sentido e da divulgação efetuada?
(PB) Foi uma experiência singular, tendo em conta a natureza deste arquivo, mas bastante interessante e gratificante, que desenvolvi na qualidade de consultor científico independente.
Este projeto começou em maio de 2014, quando o proprietário da Páginas de História, uma empresa produtora de conteúdos culturais para as mais diversas organizações, entre elas o PSD, conhecedor da minha formação e experiência profissional na área de arquivo, me solicitou apoio para a organização e descrição de um conjunto de fotografias, que integrariam uma exposição sobre a Festa do Pontal, que marca a rentrée do partido no ano político. Pretendia-se que a exposição fotográfica fosse inaugurada a 4 de dezembro desse ano, data em que este partido assinalaria o 34.º aniversário do falecimento de Francisco Sá Carneiro, fundador e líder do Partido Popular Democrático/Partido Social Democrata (PPD/PSD), e primeiro-ministro de Portugal, em 1980.
Uma primeira visita à sede do partido, em Lisboa, na zona da Lapa, permitiu-me verificar a vasta e extraordinária riqueza da documentação existente, constituída por arquivos e coleções, e a importância que a mesma fosse divulgada, e se tornasse acessível, não apenas aos seus militantes, mas também a investigadores, estudantes, historiadores, , jornalistas, instituições, etc., a partir das funcionalidades oferecidas pelas Tecnologias da Informação e da Comunicação (TIC).
Sugeri, de imediato, que muito mais importante do que levar a cabo essa tarefa, importava, numa primeira fase, iniciar a recolha, estudo, identificação, organização, descrição, conservação, digitalização e difusão, neste último a partir de 4 de dezembro, do arquivo fotográfico analógico do PSD, a partir de um software livre de gestão de arquivos, mediante um servidor HTTP, segundo as diretrizes emanadas pelo ICA.
Mais do que um direito democrático fundamental dos cidadãos, o acesso à informação é uma exigência ética do processo civilizacional. É essencial que os arquivos possuam os recursos que possibilitem o acesso à informação à sua responsabilidade e ao conhecimento, garantindo os direitos das pessoas e das organizações.
Deste modo, o meu grande objetivo foi sempre difundir a documentação deste partido político, constante do seu arquivo definitivo (a informação de conservação permanente ou no longo prazo), mas sempre integrado num âmbito sistémico, ininterrupto e contextualizado.
Nesse sentido, como referido, 4 de dezembro de 2014 o arquivo fotográfico digital do PSD ficou disponível a todos os que o quisessem consultar, a partir da página de rosto do sítio web do partido, bastando clicar num símbolo, intitulado ARQUIVO DA SOCIAL-DEMOCRACIA, para aceder ao mesmo, ou diretamente em http://fotos.psd.pt/atom/, mais tarde desativado.
Este projeto começou por ter impacto e visibilidade dentro do PSD, já que na referida data, aquando da inauguração da exposição de fotografia sobre Francisco Sá Carneiro, quer o presidente do PSD, Pedro Passos Coelho, quer Francisco Pinto Balsemão, um dos fundadores do partido, assinalaram nos seus discursos comemorativos dessa efeméride a importância da inauguração do arquivo fotográfico digital do PSD e do Arquivo da Social-Democracia, não somente para os respetivos militantes, mas para a sociedade em geral. Mais tarde, os mesmos, entre inúmeras pessoas, visitaram o Arquivo da Social-Democracia, tendo oportunidade de testar as funcionalidades do arquivo fotográfico digital do partido. Estas iniciativas foram difundidas nos canais de comunicação do PSD, nomeadamente, nas suas redes sociais, no referido sítio web do partido, na edição especial do seu órgão oficial, Povo Livre, consagrada a Francisco Sá Carneiro, e na PSD@TV.
Com o mesmo intuito de divulgação do arquivo fotográfico digital do PSD, e das fases seguintes do projeto, neste caso, junto da comunidade científica, realizaram-se, durante 2015, diversas conferências, em eventos nacionais e internacionais, em Lisboa, Évora, Faro e Albufeira, além de uma outra, no ano seguinte, em Ponta Delgada.
Com a mesma intenção, publiquei um artigo no primeiro número de 2015, dos Cadernos BAD, precisamente intitulado “O Arquivo Fotográfico Digital do Partido Social Democrata”, para lá de outros, de menor dimensão, divulgados nas atas de parte das supraditas conferências.
Finalmente, sempre em vista à primazia da divulgação da informação, em fevereiro de 2015, o Arquivo da Social Democracia tornou-se no primeiro arquivo de um partido político a integrar a Secção de Arquivos e Arquivistas dos Parlamentos e Partidos Políticos, do ICA, do qual, à época, apenas faziam parte 119 instituições a nível mundial.
Em simultâneo à evolução desta primeira fase do projeto alimentei sempre a esperança de que o mesmo não considerasse apenas uma vertente de difusão digital da informação, mas que se alargasse ao arquivo físico do PSD, à data inexistente, ou seja, um espaço próprio para o efeito, apto a receber a documentação, colaboradores e utilizadores, disponibilizando serviços nesse sentido. Este intento foi alcançado com a inauguração do Arquivo da Social Democracia, na sede do partido, a 4 de dezembro de 2014.
A segunda fase deste projeto, desenvolvida entre 5 de dezembro de 2014 e 6 de maio de 2015, data em que o PPD/PSD comemoraria o 41.º aniversário da sua fundação, permitiu concluir os objetivos definidos, mormente a identificação, conservação, descrição e difusão dos processos fotográficos analógicos, e o começo dos procedimentos inerentes para as fotografias digitais e para a informação em suporte audiovisual e sonoro. Por conseguinte, a 6 de maio de 2015 ficaram disponíveis online 5600 fotografias analógicas, a par de seis registos sonoros, correspondentes aos discursos históricos de Sá Carneiro, de 1980, com a duração aproximada de 100 minutos, publicados no ano seguinte, num disco de vinil, com o título Sá Carneiro. Recordação Viva.
A terceira e última fase deste projeto, em rigor sempre em aberto e nunca concluída, seria fazer do arquivo do PSD um verdadeiro sistema de informação, transversal à orgânica do partido, no qual a informação fosse o seu produto estratégico número um, alertando para a importância da mesma para o poder decisório. Neste contexto, seria imprescindível implementar e desenvolver a digitalização da documentação e os serviços online, como eixos nucleares, não somente da organização e conservação do património arquivístico, mas também no acesso à informação, assente na desmaterialização do papel, no contexto da modernização, transparência administrativa e gestão da qualidade.
Em jeito de balanço e retrospetiva do trabalho desenvolvido, acredito que as mais-valias geradas pela disponibilização online do arquivo fotográfico digital, e a posterior abertura ao público do Arquivo da Social-Democracia, poderiam traduzir-se em ganhos para o partido, na racionalização de colaboradores, equipamentos e espaços, disponibilização eficaz e eficiente de conteúdos, libertando-o da organização da documentação de conservação permanente, contribuindo para que se focalizasse na sua missão. Tudo isto contribuiria para o aumento de produtividade, através da desburocratização de procedimentos, simplificação de processos, diminuição do tempo de recuperação da informação e aumento da excelência na resposta aos clientes.
Todavia, em meados de maio de 2015, eu e a equipa que coordenei, constituída por Graça Barradas, que esteve neste projeto desde o início, e Maria Forjaz, que integrou o mesmo, em meados de setembro de 2014, fomos informados da decisão da direção do PSD de interromper este projeto no final desse mês, o que se veio a verificar.
Penso que os outputs que elenquei metrificam e certificam a importância deste projeto no contexto da arquivística (não cabe aqui analisar se esta deve ser entendida como ciência ou antes como uma área disciplinar científica, que faz parte da ciência da informação), em Portugal, onde foi pioneiro. De facto, foi a primeira vez que um partido político disponibilizou a sua informação, como referi, a partir de um software de gestão de arquivos, em ambiente web, sem restrições de acesso, em conformidade com as normas do Conselho Internacional de Arquivos (ICA). Tudo isto com uma pequena equipa (composta por dois elementos, que mais tarde integrou um terceiro), que disponibilizou, presencialmente e à distância, num curtíssimo espaço de tempo, um conjunto documental bastante significativo. Numa perspetiva mais ampla, criou-se um arquivo, o Arquivo da Social-Democracia, que, de imediato, ficou disponível ao público, do ponto de físico e digital, sem restrições de acesso. Efetuada uma retrospetiva ao trabalho desenvolvido, que o distanciamento de cinco anos permite analisar com a objetividade necessária, confesso que é um projeto de que me orgulho bastante, pelo que lamento que no presente não haja qualquer evidência digital do mesmo.
No nosso país e, grosso modo, em termos internacionais, os partidos políticos são, por natureza, organizações fechadas sobre si mesmas, pouco abertos à mudança, não comunicando a sua informação da forma descrita. Isso mesmo se infere pela consulta da referida Secção do ICA, onde apenas se encontra o arquivo de um partido político (PSD). Retrocedendo ao caso português, como assinalado, quando este projeto foi disponibilizado ao público, não existia qualquer partido político, com ou sem representação parlamentar, que o fizesse nesses moldes, limitando-se, quase exclusivamente, e apenas em número reduzido, à divulgação do seu órgão oficial, ou de determinadas coleções, normalmente cartazes. Nalguns casos não existia, sequer, por parte dos partidos políticos, o reconhecimento orgânico dos respetivos arquivos, pelo que a divulgação digital nem se colocava, e noutros o acesso físico e presencial à sua documentação era objeto de grandes limitações, encontrando-se reservado aos militantes
Uma derradeira nota, decorrente das linhas anteriores, para vincar o quase tudo que ainda há para fazer na área dos arquivos políticos, quer do ponto de vista técnico, quer científico.
(Archivoz) Pode explicar-nos o processo de organização deste seu projeto com o software AtoM, das caraterísticas, às vantagens e limitações, e a razão da aposta inicial no arquivo fotográfico do PSD?
(PB) Alcançado o apoio da direção do PSD para a implementação e desenvolvimento da primeira fase deste projeto, e resolvida a questão de obter a colaboração de um profissional da informação com sólida formação académica técnica na área de arquivo, o passo seguinte foi escolher um software livre que permitisse descrever o arquivo definitivo do partido, em conformidade com as normas do ICA (sobretudo a ISAD (G), mas também a ISAAR (CPF), a ISDIAH, e a ISDF), e a sua disponibilização online.
Esta tarefa implicou, desde logo, para lá do estudo das normas internacionais, que se encontram subjacentes à estrutura do AtoM (acrónimo de Acess to Memory), o mesmo procedimento com as normas e orientações, nacionais e estrangeiras, para a descrição arquivística, com o objetivo de definir com maior segurança os campos descritivos dos processos fotográficos, especialmente as ODA, as SEPIADES e a NODAC.
Auscultada, presencial e telefonicamente, a oferta existente no mercado nacional, e depois de me aconselhar com colegas e professores da pós-graduação e do mestrado em Ciências da Informação e da Documentação, optei pelo software livre de descrição da informação AtoM, inicialmente desenvolvido em colaboração com a Program Comission do ICA, disponibilizado em formato aberto, e por isso utilizado, e progressivamente melhorado, por centenas de organizações nos mais variados países.
No altura deste projeto, o AtoM era um sistema para armazenamento e disponibilização online de arquivos definitivos em formatos digitais, que permitia a associação de objetos dessa natureza aos registos descritivos, funcionando em ambiente web, através de um servidor http, que disponibilizava, de forma autónoma, as funcionalidades necessárias tanto para a pesquisa como para o trabalho dos técnicos do arquivo do partido. No final de 2014, apresentava como principais características o interface web de front office e back office, standards de meta informação, interoperabilidade com standards, catálogo pesquisável por campos ou texto livre, altamente configurável, e implementação sobre Linux e MySQL.
Ultrapassadas as questões técnicas, desde a instalação e parametrização da base de dados e da aplicação, a configuração de utilizadores, e o screenshot, tarefas desenvolvidas nas primeiras semanas de julho, para lá da formação ministrada ao técnico contratado para o efeito, em meados desse mês, o projeto de constituição e disponibilização online do arquivo fotográfico digital do PSD arrancou formalmente a 1 de agosto, ou seja, com pouco mais de 4 meses para concretizar estes objetivos.
A primeira tarefa foi definir, de forma inequívoca, a missão do arquivo fotográfico digital do PSD: Recolher, salvaguardar e disponibilizar aos seus utilizadores toda a informação iconográfica que constituísse, ou que viesse a constituir, património do PSD. Pretendia-se dar a conhecer à sociedade portuguesa a memória fotográfica da história do PSD.
Mais tarde, levando em consideração a proximidade da data de 4 de dezembro, que remetia para o 34.º aniversário do falecimento Sá Carneiro, a direção do partido optou pela inauguração de uma exposição alusiva à vida e obra desta figura icónica. De igual modo, decidiu que o arquivo fotográfico digital ficaria acessível na Internet, a partir dessa efeméride, o que obrigou à reformulação dos objetivos definidos para a primeira fase do projeto apresentado. No mesmo contexto, a decisão, em meados de setembro, de associar aos eventos referidos a inauguração do arquivo físico do PSD, colocou maior pressão sobre o trabalho desenvolvido, obrigando, de imediato, à afetação de outro colaborador, agora a tempo inteiro.
A vontade da direção de que o arquivo fotográfico digital do PSD deveria disponibilizar fotografias que retratassem os 40 anos de história do partido levou a que a primeira fase do projeto fosse direcionada não apenas para os processos fotográficos analógicos, mas também para as fotografias digitais, que a partir dos anos 90 do século XX progressivamente substituíram os anteriores, por razões evidentes que não cabe aqui desenvolver. De igual modo, definiu-se que o universo documental desta primeira fase contemplaria a recolha, estudo, organização, descrição, conservação, acondicionamento, digitalização e difusão, neste caso, como salientado, apenas a partir de 4 de dezembro, dos diferentes processos fotográficos, num total de 2000 documentos (cerca de 400 analógicos e aproximadamente 1600 digitais), no arquivo fotográfico digital, disponível a partir da página de rosto do sítio web do partido.
Deixando de lado todos os aspetos que implicaram a concretização dos objetivos supramencionados – em que destaco que só é possível intervir na gestão da informação de qualquer organização depois de efetuado o concernente estudo orgânico-funcional retrospetivo à entidade produtora, etapa incontornável para a fundamentação do conhecimento do respetivo sistema de informação arquivístico –, a par da metodologia da organização da documentação a disponibilizar, gostaria de salientar um problema com que nos deparámos no acervo fotográfico do PSD: a perda da noção primordial de organicidade.
Atendendo a que não era possível reconstituir a ordem original da documentação, o estudo exaustivo da informação a disponibilizar e de outras fontes, como leis, regulamentos, atas, etc., com o objetivo de conhecer a finalidade, a estrutura, a organização, as funções e atividades do produtor do fundo, ganharam importância redobrada. Estas tarefas tornaram possível, à medida que se ia avançando no conhecimento da informação a comunicar digitalmente, delimitar e caraterizar o fundo, compreender o seu contexto de produção e, mais tarde, começar a elaborar o plano de classificação do arquivo fotográfico do PSD (posteriormente seria feito o mesmo exercício do arquivo fotográfico do partido, agora no desempenho de funções governativas).
O plano de classificação é o verdadeiro reflexo das funções e atividades do PSD, considerando a classificação um procedimento estruturante da organização documental, pelo que foi fundamental estabelecer um sistema de classificação capaz de gerir eficaz e eficientemente a documentação produzida pelo partido, com vista ao seu entendimento e controlo. Nesse sentido, a escolha natural foi a classificação baseada nas funções e atividades do PSD, cujo plano de classificação foi disponibilizado a partir de 4 de dezembro de 2014, em que o arquivo fotográfico digital do PSD ficou disponível na Internet.
Em jeito de conclusão, a experiência de trabalhar com o AtoM leva-me a afirmar que este software é extremamente interativo e flexível, “amigável”, possibilitando ao utilizador aceder a toda a informação num único registo e, como supracitado, cruzar diferentes elementos descritivos na prossecução da normalização nos vários níveis da descrição arquivística. De igual modo, também permitiu disponibilizar automaticamente a meta informação associada ao objeto digital, possibilitando, desta forma, uma pesquisa alargada mediante três pontos de acesso (assunto, lugares e nomes). Cada registo de autoridade criado possuía uma área de descrição constituída pela data de existência, história e funções, ocupações e atividades.
Para lá das vantagens estruturais apresentadas, salienta-se, na prática diária da sua utilização, outras, como: o alerta para a falta de preenchimento de campos obrigatórios (segundo a ISAD (G); o preenchimento automático do campo “Produtor”, uma vez definido num nível hierárquico superior; a possibilidade de alterar ou adicionar níveis de descrição para lá dos existentes e de efetuar pesquisa avançada; no campo Controle de Descrição pode ser consultada uma lista de estado de publicação – preliminar ou parcial – que permitir saber exatamente quantos documentos é que estão em cada estado.
Como principais problemas, ou limitações, na utilização do AtoM, destacava-se o facto dos diversos fundos do Arquivo da Social-Democracia não aparecerem automaticamente listados na página inicial. Da mesma forma, quando se visualizava um registo de autoridade apenas aparecia uma lista de 10 documentos, nas quais a pessoa/entidade estava identificada, sendo que, quase sempre, o número total das mesmas ultrapassava esse limite.
Finalmente, na altura desta iniciativa, não era possível aceder às estatísticas de visualizações do sítio web, mas apenas ao “Popular da semana”. Era muito importante podermos metrificar estas informações e que as mesmas aparecessem discriminadas, nível a nível de descrição, para, por exemplo, entre inúmeros aspetos que importava mensurar, termos conhecimento dos registos mais procurados e consultados, e de quanto tempo é que os mesmos foram objeto de consulta.
Todavia, mais importante do que isto, era essencial saber quais é que tinham sido os termos de pesquisa, por parte dos utilizadores, que não obtiveram resultado, de forma a suprir essas lacunas e a corresponder às expetativas de procura de informação dos mesmos.
(Archivoz) Para terminar, salientamos a sua atividade como docente universitário. Como encara a nossa profissão no futuro? Os arquivistas vão continuar a ser necessários ou os informáticos e os agora denominados cientistas da informação?
(PB) Tive o prazer, e o privilégio, de lecionar no Mestrado de Ciências da Informação e da Documentação da Faculdade de Ciências Sociais e Humanas da Universidade Nova de Lisboa. Não tenho dúvidas que a melhor forma de aprender é a ensinar, pelo que recordo com bastante saudade esse período, pelo desafio constante de me atualizar cientificamente.
Ainda assim, desde 2006 que sou formador do Departamento de Desenvolvimento e Formação da CML, na área de arquivo, para lá de outras organizações, o que me tem permitido mitigar esta necessidade. No mesmo sentido, no segundo semestre do presente ano letivo, vai iniciar-se no Iscte – Instituto Universitário de Lisboa, o Diploma de Especialização Arquitetura e Cultura Visual em Lisboa, em que irei lecionar a Unidade Curricular Arquivos de Arquitetura: do documento à difusão, pelo que aguardo o mesmo com grande expetativa.
No que concerne à segunda parte da questão, encaro a profissão de arquivista com grande otimismo, já que não tenho qualquer dúvida que os arquivistas ou, se quisermos, os profissionais da informação, expressão que destaco pela abrangência, são, cada vez mais, decisivos na gestão da informação das organizações. Para todas estas, a informação é um ativo de grande relevância e imprescindível, já que, no âmbito das suas funções e da atividade que desenvolvem, produzem, acumulam e recebem informação, com valor arquivístico, probatório (administrativo, legal ou financeiro) e/ou informativo (histórico-cultural), o que determina o seu destino final, isto é, a conservação permanente ou a eliminação.
Deste modo, os arquivos e a atividade dos seus profissionais são essenciais em todos os aspetos do funcionamento das instituições, da organização, tratamento e conservação à disponibilização de informação, com vista à tomada de decisão, contribuindo decisivamente para o aumento da sua eficiência e competitividade. Considerando o exposto, cabe-nos evidenciar os benefícios que a gestão da informação acrescenta às organizações e os serviços que presta aos seus clientes.
Os aspetos que referi estão intimamente ligados à parte final da pergunta, já que é vital que os arquivistas consigam responder ao grande desafio da produção – desde o momento em que são criados, ou mesmo antes – da gestão e preservação a longo prazo dos documentos digitais, assegurando os atributos dos documentos de arquivo. Para que isso se verifique é condição, para além do chamado comprometimento organizacional, criatividade e ética, um intenso e permanente, mas sobretudo, produtivo, trabalho de equipa, de cooperação e boas práticas com os informáticos, gestores de sistemas de informação, profissionais das TIC em geral, em que o todo é maior que a soma das partes, desde logo na definição de diretrizes para os ambientes digitais.
O desenvolvimento de competências, no âmbito da gestão de sistemas de informação de arquivo em ambiente digital, numa realidade organizacional e tecnológica em permanente mudança, há muito que é o grande desafio dos arquivistas.
Muito obrigado.
Paulo Jorge dos Mártires Batista
Entrevista realizada por: Alexandra Maria Silva Vidal
