El día de hoy nos encontramos con la Licenciada María Longina Ávila Luna, archivónoma egresada de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (institución de educación superior ubicada en la Ciudad de México, actualmente incorporada al Instituto Politécnico Nacional), quien nos hablará de sus publicaciones y su experiencia en este proceso creativo. ¡Bienvenida!

(Archivoz) Cuéntanos un poco de ti:

(María Longina Ávila Luna) Soy Lic. En Archivonomía, egresada de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA), institución que me brindó la oportunidad de conocer a través de 40 años de experiencia laboral en Archivos de Trámite y de Concentración dentro del Sector Público y Privado, el tipo, la importancia, el valor informativo, administrativo e histórico que cubre la documentación que se genera en estas entidades, a través del desarrollo de sus funciones.  Ocupando puestos de Asesoría, Jefaturas  de Archivo y Correspondencia en el ámbito administrativo, técnico, contable, financiero, jurídico y académico.  Así mismo, desarrollar conjuntamente una amplia trayectoria como docente de la ENBA, impartiendo las asignaturas de Archivo de Trámite, Correspondencia y Control de Gestión,  Administración de Recursos Archivísticos, Clasificación y Seminario de Investigación entre otras. También de contribuir como asesora en la elaboración de Informes, Tesis y Tesinas, y de participar como sínodo en exámenes profesionales en los niveles de Profesional Asociado y de Licenciatura en Archivonomía.

(A) ¿Cuál ha sido tu mayor satisfacción como archivonoma y docente?

(MLAL) Como Archivónoma mi satisfacción se logró al obtener el apoyo de los directivos para la adquisición de recursos para el archivo y fomentar en ellos la relevancia que implica la labor archivística profesional dentro de las instituciones, dejando como antecedente, que la documentación es el reflejo y el sustento de las funciones o servicios que presta una institución.

Al contribuir en la organización de los Archivos de Trámite y de Concentración, tomando en algunos casos los archivos del piso, revueltos, totalmente descuidados o en condiciones que demandaban diseñar un plan de trabajo que involucrara:

• Establecer lineamientos para la gestión documental desde su recepción hasta su transferencia o depuración, tomando en cuenta las necesidades de su consulta y préstamo.
• Capacitar al personal a cargo del archivo a través de cursos en archivonomía, enseñando principios, procedimientos y  políticas para el manejo documental y de atención al usuario. Involucrando a directivos y responsables o usuarios de la documentación.
• Solicitar ante Directivos recursos materiales -espacio, mobiliario y equipo-, diseñados específicamente para el manejo, control, resguardo y conservación eficiente de su tipo y volumen documental, así como, solicitar material  para  desarrollar en forma  eficiente  el trabajo del personal a cargo del archivo.

Como Docente la satisfacción más grande como egresada y docente de la ENBA, ha sido trasmitir y fomentar en los alumnos la importancia de la labor archivística, la cual requiere cumplir con una formación académica que lo acredite para definir estrategias y objetivos para lograr la organización eficiente de un archivo. Así mismo, el alumno debe poseer destrezas y valores éticos que lo distingan al ofrecer un servicio ante directivos y usuarios de un archivo. Es decir, cubrir un perfil profesional que muestre preparación, disciplina y compromiso para lograr los objetivos archivísticos e institucionales.

(A) ¿Qué obras tiene publicadas?

(MLAL) En el año 2014 se publicó el Libro: “Administración de Recursos Archivísticos en la Empresa”, el cual fue editado por la Secretará de Educación Pública en convenio con la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.

El segundo Libro: “Catálogo de Tipología Documental” fue publicado en el año 2021, editado por el Instituto Politécnico Nacional.

(A) ¿Cómo definiste la temática de los libros?

(MLAL) El libro de “Administración de Recursos Archivísticos en la Empresa”, surgió por las experiencias vividas ante la carencia de recursos humanos, técnicos y materiales diseñados específicamente para el tipo y volumen documental que se generan en las instituciones en las que colaboré. Limitantes que se presentaban para garantizar la conservación documental y exponiendo al personal del archivo a adquirir riesgos y enfermedades laborales, tanto en empresas de carácter público como privado.

El libro de “Catálogo de Tipología Documental” surge por la oportunidad que se me presento al  trabajar directamente con documentos de carácter administrativo, contable, jurídico, financiero entre otros. Esto me otorgó la experiencia para valorar e identificar su tipo, función y características, que definen su clasificación,  accesibilidad y conservación documental.

(A) ¿Cómo surgió la idea de redactar un libro?

(MLAL) A través de mi desarrollo laboral en las instituciones y como docente generé apuntes y consulte  material bibliográfico que recopile y estructure por temas con la idea de crear un libro.

El libro de “Administración de Recursos Archivísticos” se generó al intentar elaborar un artículo referente a las carencias y necesidades que se presentan en un archivo, sin embargo, al ir redactando se fue extendiendo el tema hasta involucrar la problemática que genera la falta de recursos. Así surgió la idea de exponer una serie de alternativas de solución. Haciendo hincapié en la función social que cubre un archivo y el trabajo del archivista profesional en la empresa.

El libro de “Catálogo de tipología documental”  surge con la intención de plasmar un testimonio de la diversidad de documentos de archivo que se generan a través de las funciones sustantivas y comunes que se establecen en una institución de carácter público o privado, considerando  también la tipología documental que genera un individuo a lo largo de su existencia.

(A) ¿Cuál fue tú motivación para escribir?

(MLAL) La inquietud de trasmitir y compartir la experiencia laboral a los alumnos, con el propósito de motivarlos, encausarlos y fomentar en ellos el respeto a su profesión archivística. Al mismo tiempo apoyar a los compañeros docentes y público interesado en el manejo documental con material bibliográfico en materia de archivo, y con la finalidad de involucrar a los directivos empresariales, para que conozcan y valoren la labor archivística como una profesión que requiere de su apoyo y reconocimiento institucional.

(A) En el proceso de redacción ¿Cuál ha sido el mayor reto que has enfrentado? ¿Cómo lo superaste?

(MLAL) La redacción de estos trabajos fue fluyendo de forma innata, primero llegó una lluvia de ideas, después la recopilación de la información a través de la experiencia laboral y la práctica docente.  Posteriormente,  trabaje una coherencia de la temática a tratar en cada obra, presentando en cada una de estas, una introducción del contenido que despertará el interés del lector, elabore un índice o tabla de contenido que desglosara los temas y subtemas a tratar.  En el desarrollo del trabajo, señale fuentes y referencias bibliográficas que fundamentaron el tema tratado, y finalmente aporte una conclusión que involucrara los objetivos del contenido.

Afortunadamente he recibido el apoyo institucional de la ENBA, la SEP y del IPN para la edición de estas obras.

(A) A grandes rasgos ¿cuál es el objetivo de cada uno de tus obras?

(MLAL) El libro “Administración de Recursos Archivísticos en la Empresa” tiene el objetivo de apoyar a los egresados en Archivonomía, al personal involucrado en la materia, y a los directivos institucionales en la realización de un análisis de los recursos humanos, materiales, técnicos y tecnológicos que conforman un archivo, con el propósito de guiarlos para realizar una planeación, adquisición y administración eficiente de dichos recursos. Así mismo señalar la problemática que se genera cuando se carece de los citados recursos o por el contrario, citar los beneficios que se obtienen para la organización y conservación eficiente de los acervos documentales cuando se cuenta con estos. También señalar la función social que cubre un archivista profesional y un archivo como punto de apoyo invaluable para el desarrollo eficiente de las funciones administrativas y financieras en una institución.

El libro “Catálogo de Tipología Documental” da a conocer las características específicas de la documentación administrativa, contable, jurídica, financiera, técnica y mercantil que se genera en una institución de carácter público o privado a través de sus funciones comunes y sustantivas. Ampliando este tema, con las características de los archivos científicos, del área de capital humano, médico y escolar. También se resalta la importancia de los documentos que genera un individuo en el transcurso de su vida. En el libro se fundamenta de cada tipo de documentación, su concepto, función, características, tipología documental, clasificación, accesibilidad, fuente y ubicación, datos que facilitan la identificación e importancia del documento para respetar su ciclo vital.

(A) ¿Tienes algún nuevo proyecto editorial en puerta? ¿De qué se trata?

(MLAL) Está próxima la edición de un libro referente al Control de Gestión para el manejo de la Correspondencia y de un Archivo de Trámite. Esta obra describe en su contenido, las características, valor y función que cubre un documento de archivo. Señala la importancia del origen y función de la correspondencia en su carácter de comunicación administrativa, porque define y da testimonio de las relaciones internas y externas, así como de las decisiones jurídicas, técnicas, contables, mercantiles entre otras, que se generan en el desarrollo de una institución acorde a su estructura orgánica. Respecto al Archivo de trámite, se presentan sus características de formación y de su proceso archivístico. De este último se define su concepto, función, objetivos, políticas y procedimientos aplicados bajo un sistema de control de gestión archivístico.

(A) ¿Dónde se pueden obtener los libros?

(MLAL) “Administración de Recursos Archivísticos” se encuentra a la venta en la ENBA, y “Catálogo de Tipología Documental” lo pueden obtener en algunas bibliotecas del IPN (Zacatenco, Casco de Santo Tomás).

(A) En tú desarrollo profesional como archivónoma y como docente ¿quién te ha influenciado?

(MLAL) Llegué a la ENBA como muchos alumnos, sin tener bien definido el papel del archivista, es decir, sin conocer la importancia y las funciones que desempeña un archivista profesional. Mucha gente me preguntaba ¿y para eso se estudia? Se tenía la idea de que un archivista solo recibía y prestaba documentos y se la pasaba tranquilamente todo el día. Afortunadamente esta perspectiva ha cambiado. El archivista profesional debe mostrar una formación académica en Archivonomía que lo acredite para:

• Establecer objetivos, políticas, funciones y lineamientos de trabajo que faciliten y garanticen la eficiente administración documental.
• Diseñar instrumentos de control que faciliten la identificación, guarda y control documental. Reflejando con esto, la estadística del manejo en su ingreso, préstamo, transferencia o baja definitiva, aplicando el avance de la tecnología.
• Elaborar programas de organización documental apoyándose en los principios y teoría archivística respetando el ciclo vital del documento.
• Identificar las necesidades y condiciones físicas que debe cubrir el espacio para el resguardo y servicio que presta el archivo. Conocer la diversidad de mobiliario, equipo y material existente en el mercado que le facilite el desempeño de su trabajo.
• Capacitar, delegar, motivar y coordinar funciones del  personal a su cargo.
• Coordinar el trabajo del  personal a cargo del archivo, involucrando a directivos y usuarios en el manejo y respeto de lineamientos establecidos para el control documental.

Debo señalar que tuve la suerte de contar con un gran maestro de Archivonomía, el Profr. Leonardo González Rodríguez (q.p.d.), quién me enseño parte del perfil profesional que describo anteriormente. Él confió en mí y me invitó a participar por primera vez en un proyecto de archivo, donde tuve la oportunidad de hacer un estudio de campo que me reflejo las condiciones reales del archivo, y con base a ello proponer una serie de cambios para su organización. Es así como recibí mi primer sueldo, lo que me dio confianza y seguridad en el terreno académico que estaba cursando, y ahí empezó mi historia profesional.

(A) Algún mensaje final que quieras compartir.

(MLAL) A los alumnos de la ENBA, que valoren esta profesión archivística con respeto, disciplina y compromiso.  Actitudes que demanda la administración documental dentro de una institución de carácter público o privado para alcanzar sus objetivos, porque de esta manera, ellos también van a lograr su desarrollo profesional, social y económico.

A mis compañeros docentes, que reciban estas obras como una guía archivística que oriente en la formación y vocación estudiantil en beneficio de la sociedad.

A los directivos empresariales, que consideren la relevancia que posee su acervo documental como constancia de su evolución, por lo tanto, es de suma importancia recibir su apoyo para la adquisición de recursos técnicos y materiales que garanticen el desarrollo eficiente del archivo.

Agradezco a la revista Archivoz la oportunidad que me otorga de compartir con ustedes mi trayectoria profesional y de difundir la existencia de estas obras archivísticas que tienen la finalidad de acrecentar nuestro acervo bibliográfico, pero sobre todo, resaltar la importancia que representa un archivo para una institución a cargo de profesionales que conozcan la tipología documental, sus características y necesidades de organización.

Damos las gracias a la profesora Longina Ávila por su tiempo y la oportunidad brindada a nuestros lectores les invitamos a consultar sus obras.

Imagen de Dariusz Sankowski en Pixabay 

Entrevistada:

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