La Administración Periférica del Estado dispone de una red de archivos en las diferentes delegaciones del Gobierno, subdelegaciones del Gobierno, direcciones insulares y oficinas de extranjería[1]. Esta red, poco conocida, custodia cerca de 100 kilómetros de documentación, lo que es una cantidad estimable.
No obstante, estos archivos, que realizan las funciones de archivo central, no han sido creados por ninguna disposición. El Decreto 914/1969, de 8 de mayo, de creación del Archivo General de la Administración Civil, en su artículo quinto[2] establece que los servicios periféricos del Estado transferirán sus fondos a los archivos históricos provinciales, pero no crea ningún tipo de archivo central de las diferentes sedes.
Siguiendo la misma línea, el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, en el artículo 12.2 se indica que “en el ámbito de los servicios periféricos del Estado, desempeñan idénticas funciones a las de los archivos intermedio e histórico los archivos históricos provinciales o los que en el futuro se puedan crear en las delegaciones de Gobierno”. Como vemos, tampoco se establece la existencia de archivos centrales en las delegaciones, aunque se contempla la posibilidad de creación de centros equivalentes a archivo intermedio o histórico en las mismas. Entiendo con ello que se refiere a las provincias en la que no existe un archivo histórico provincial.
Por su parte, la Ley 6/1997, de 14 de abril, de Organización y Funcionamiento de la Administración General del Estado, tampoco hace ninguna mención a la posible existencia de los archivos centrales en las delegaciones del Gobierno.
Desde nuestro punto de vista, se tendría que haber articulado su existencia, ya que en realidad, sí que existe una responsabilidad y una gestión en las diferentes sedes de Periferia. En la actualidad, estos archivos se encuentran gestionados de una forma muy desigual. Algunos de ellos cuentan con personal específico, incluso, en algún caso, con miembros del Cuerpo facultativo de archiveros. No obstante, el caso más habitual es que la gestión del archivo corresponda a una sola persona, que al mismo tiempo ejerce otras funciones.
La llegada de la administración electrónica inicia una nueva etapa en la que se replantea el sistema establecido hasta ahora. Cada vez más, la gestión de los expedientes se realiza de una forma centralizada, lo que determina que las transferencias de los documentos electrónicos no se realizarán a los archivos históricos provinciales sino al archivo electrónico único que establece la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común. Esto rompe con la tradición archivística del siglo XX y abre un periodo de transición en el que, poco a poco, los diferentes procedimientos se adecuarán al Esquema Nacional de Interoperabilidad. De momento, a finales de agosto, en el archivo electrónico único del MINHAFP se encuentran unos 45.000 expedientes de la serie documental “Remisión de resoluciones y acuerdos municipales de las entidades locales a las delegaciones, subdelegaciones del Gobierno y direcciones insulares”. En breve se integrarán otras series documentales. Esto abre un debate sobre el papel de los servicios periféricos y los archivos histórico provinciales que tendrá que ser abordado desde diferentes ópticas[3].
Volumen de documentación eliminada por años
La valoración y eliminación de documentos como objetivo prioritario
A pesar de la incidencia de la administración electrónica, uno de los principales problemas de los archivos de Periferia es la falta de espacio. En una encuesta realizada en el 2011 se estimaba que la documentación custodiada en el conjunto de las delegaciones estaba en torno a los 76 kilómetros lineales (sin contar lo almacenado en las oficinas de extranjería), repartida de forma muy desigual, pues Barcelona contaba con más de 14 kilómetros y Málaga con más de 6. En el caso de Barcelona tendríamos que tener en cuenta la imposibilidad de transferir, puesto que allí no existe archivo histórico provincial.
En los últimos años, el volumen de documentación ha crecido de forma vertiginosa debido, en gran medida, a los expedientes de extranjería. Se estima que existen unos 25 kilómetros de este tipo de documentación, que pertenecen a más de un centenar de series documentales diferentes, lo que dificulta su gestión.
Para seleccionar y eliminar la documentación que no tiene valor histórico o cuyo contenido se encuentra recogido en otras series documentales, se ha participado en la elaboración de 48 estudios de valoración y propuestas de dictamen, que han sido aprobados por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (en adelante CSCDA). La mayor parte de estos estudios se han coordinado desde la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas[4]. De ellos, 25 corresponden a series documentales de extranjería, 11 a gestión de recursos humanos y 8 a gestión económica.
El dictamen favorable de la CSCDA ha permitido poner en marcha una campaña de eliminaciones autorizadas en las diferentes delegaciones. El proceso iniciado se coordina desde los servicios centrales, donde se preparan las resoluciones de eliminación que se publican en el BOE y se lleva seguimiento correspondiente.
Desde que comenzó esta línea de trabajo, cada vez son más las sedes involucradas y el volumen de documentación eliminada va aumentando de forma progresiva, lo que está permitiendo liberar espacio en los distintos edificios. Hasta la fecha se han eliminado más de 6 kilómetros de documentación.
Una herramienta de trabajo imprescindible para coordinar las eliminaciones y el resto de funciones relacionadas con los archivos es el espacio colaborativo de la intranet, creado en octubre del año 2016, que actualmente cuenta con más de 300 miembros de las diferentes provincias. Consta de varios módulos: un blog de noticias, en el que se insertan las últimas novedades relativas a publicación de resoluciones de eliminación, aprobación de estudios de valoración, herramientas de la administración electrónica, etc; un módulo de documentación, en el que se encuentran todos los estudios dictaminados, las resoluciones de eliminación publicadas, la política de gestión de documentos electrónicos del Ministerio, el cuadro de clasificación tipo para delegaciones del Gobierno, documentos sobre criterios y recomendaciones, material para los cursos de formación, etc; y un foro, en el que tienen lugar los diferentes debates y puesta en común de ideas.
Por último, también tenemos que hablar del impacto que ha supuesto la implantación del sistema de videoconferencia en el ámbito de la formación del personal de Periferia. Esto ha permitido que se puedan organizar diferentes jornadas y cursos conectando de forma simultánea a las diferentes sedes y evitando con ello los costosos traslados.
[1] No contabilizamos aquí las delegaciones de Hacienda y las de Defensa, que no están integradas en este sistema.
[2] “A la documentación producida por los servicios provinciales de la Administración Central o Institucional será de aplicación lo dispuesto en los artículos anteriores, a cuyo efecto los Archivos Provinciales cumplirán la finalidad asignada al General de la Administración Civil. En los casos en que especiales circunstancias lo aconsejen, el Ministerio de Educación y Ciencia podrá crear depósitos regionales que completen la estructura archivística de la Administración Civil”.
[3]Sobre este debate véase FLOREZ VALERA, C.J., “Los archivos históricos provinciales y la construcción de la memoria colectiva”, en Archivoz, 2017: http://www.archivozmagazine.org/los-archivos-historicos-provinciales-la-construccion-la-memoria-colectiva/ [Consulta: 30 de agosto de 2017].
[4] A lo largo de los últimos años, desde la Subdirección General de Información, Documentación y Publicaciones del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, en colaboración con la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica, se han llevado a cabo diferentes iniciativas relativas a estos archivos, ya que todos ellos cuentan con fondos documentales similares.
