Existe una clara concepción, en el orden práctico, de la importancia de que los países tengan una legislación que respalde los procedimientos de sus receptivos Archivos en su gestión. En la medida en que estos procederes sean más precisos y encausen los problemas de una forma más real y oportuna, será más dinámico el Sistema de Gestión Documental implementado.
Se pretende valorar algunos aspectos doctrinales sobre la Legislación Archivística, con énfasis en el objeto regulatorio de la misma de manera que sirva como guía a la hora de establecer un sistema jurídico apropiado para los territorios de Latinoamérica. Sin el ánimo de prestablecer recetas, pues se infiere que cada uno de los países se ajusta a su realidad objetiva, sus prioridades en el orden archivístico y las realidades que el orden económico, político, social y cultural que subyacen, se establecen un grupo de prioridades en el ámbito de protección de esta legislación. La forma dependerá siempre del territorio en cuestión sin desaprovechar la experiencia internacional en ese sentido. Se tuvo en cuenta las tendencias legislativas en Latinoamérica y las aproximaciones teóricas de algunos autores.
Aproximaciones a una definición
Del análisis de estos conceptos y la experiencia del autor se concluye que son competencia de Legislación Archivística, dos aspectos fundamentales:
- La protección jurídica integral del documento, en cualquiera de sus soportes, durante todo su ciclo de vida, es decir desde su producción o recepción en una oficina hasta la decisión de su destino final. Ello implica, por consecuente, la regulación del tratamiento archivístico, las trasferencias, los procesos de valoración y depuración documental y las normas para la conservación y acceso a la documentación.
- La tutela jurídica de sus Archivos. En los países de mayor desarrollo archivístico esto se traduce en la organización y funcionamiento de los Sistemas Nacionales de Archivo, como mecanismo de integración, que permite la aplicación de métodos comunes y coadyuva el fortalecimiento del aspecto señalado anteriormente.
Se aprecian dos grandes vertientes en el objeto de protección de esta legislación imprescindibles para la gestión de una sociedad moderna: Documentos y Archivos. No obstante, el autor considera que esta definición mantiene un criterio normativista en relación con el tema, pues se limita solo a los preceptos dispositivos y no refiere los principios, leyes y categorías que implican la naciente disciplina de las Ciencias Jurídicas. Teóricamente hay resultados evidentes que llevan considerar el surgimiento de un Derecho Archivístico.
Clasificación de la legislación
Este subtema fue abordado por el catedrático Jaén (2001:1-16) para el área de Latinoamérica y el autor concuerda con los argumentos manejados. La Legislación Archivística se clasifica en tres grandes grupos teniendo en cuenta sus competencias y áreas de contenido. El primer grupo son regulaciones relativas a la protección de los archivos nacionales (Jaén, 2001:1-3). Estas norman el funcionamiento de estas entidades, establecen sus funciones y establecen sus facultades. Protegen los documentos generados en su país y que son considerados históricos o de conservación permanente, aunque no en pocas oportunidades llegan a todos los generados en la Administración Pública. En algunos casos se refieren a entidades que replican las funciones de los archivos nacionales en las demarcaciones territoriales según las divisiones políticas administrativas de cada país.
El segundo son las regulativas a su Sistema Nacional de Archivos. (Jaén, 2001:1-3). Estas establecen funciones y próceres para todos los Archivos de su país, (históricos, administrativos, centrales, ramales, gestión, etc.). Establece también una protección integral a los registros en todas las fases de la vida del documento. Es considerado, por algunos teóricos, como un eslabón superior en el ámbito de Archivos.
El tercero son disposiciones que no tienen como centro o único rol de competencias a los Archivos, pero establecen regulaciones que alcanzan estas organizaciones y sus registros. (Jaén, 2001:1-3). Algunos países han logrado formulas bastante efectivas desde las leyes para la protección del derecho de acceso a la información, considerándolos el soporte del tracto informativo y considerando su generación por el Estado y el Gobierno.
Necesidad del marco normativo
Este es quizás el tema sobre el cual, más se ha aportado en el ámbito teórico. Esgrimir porque hay necesidad de que el Derecho toque esta esfera social ha sido siempre preocupación de los defensores de esta doctrina. Se recuerda que las disposiciones establecen una obligatoriedad en sus normas que sostiene cualquier análisis al respecto.
A entender del autor lo más relevante que se aporta desde esta área de actuación, es el efecto de que se regule el actuar de personas jurídicas y naturales ante dos bienes de insoslayable valor social: los documentos y Archivos. En este sentido se ponderan y se ubican en un lugar importante dentro del ámbito administrativo de un país. Otro elemento importante e incomprendido es que la Archivística, dentro de la Administración Pública es, por su propia naturaleza, un servicio público y solo con la existencia de tal legislación, esto se comprende.
Ámbito de competencias
El ámbito de competencia depende del sujeto de emisión de la norma dentro de lo nacional. En este sentido disposiciones generales o federales en dependencia con la estructura política social del país que se trate. También se emiten otras de alcance territorial o regional (Jaén, 2001:3).
Objeto de la regulación legal
Como de estableció anteriormente, la protección jurídica de los documentos y Archivos de un país son el objeto fundamental de cualquier disposición que en esta materia se expida. No obstante, hay un grupo de procesos archivísticos conexos que requieren también protección legal en el enfoque de regular íntegramente los registros y lograr el resultado final: brindar un servicio con ellos.
La protección jurídica del Documento es el elemento fundamental es esta área del conocimiento sobre la base de que es bien básico para conformar todo el ordenamiento jurídico. Se sustenta en el carácter probatorio y testifical del registro en cualquiera de sus fases del ciclo de vida. Por esta razón se insiste, en este recurso de salvaguarda no debe solo alcanzar los documentos históricos de un Estado, sino a toda la papelería generada.
Otro objeto de protección importante es los Archivos como entidades públicas, estas organizaciones se encargan de agrupar, gestionar, conservar y brindar servicios con la papelería generada por lo que es insoslayable regular su ámbito de competencia.
Siguiendo esta línea de análisis se valora como importante establecer reglas del deber hacer en materia de Conservación Documental. Estas reglas son muy diversas y dependen siempre de las características ambientales y etnológicas de cada territorio.
Muy unido a lo anterior están las obligaciones legales al Tratamiento Archivístico, sobre el entendido de la falta de funcionabilidad de los documentos sin tratar. Esto justifica, que, aun siendo este asunto técnico, se establezcan reglas desde la legislación, que induzcan a ejecutar el debido procesamiento de la documentación.
Aunque en buena lid, la protección legal de la Valoración Documental, se debiera entender como parte del tratamiento documental, por su importancia y repercusión a largo plazo, se entiende como uno de los objetos de protección específicos. Preservar y poner a disposición de los investigadores, estudiantes y población en general los documentos generados por la administración pública de un país y que por sus valores son evidencia de las actuaciones más relevantes del órgano que las generó o de la nación en sentido general, ha devenido en la misión más importante de los Archivos.
No menos importante resulta el tema de regular el acceso a los Archivos y documentos. Solo puntualizar que hoy, se encuentra una gran reserva informativa en los Archivos. Ssolo apuntar que desde el inicio de una norma hasta el final se debe alentar al acceso libre a los Archivos y garantizar así un derecho personalísimo y realmente importante para el ser humano.
Por último, se analiza la importancia de regular la profesionalización del archivero, como sujeto natural encargado de gestionar, tratar y dar servicio con la papelería. Evidentemente la función social de este gestor es importante.
Interrelación con otras disposiciones
Los documentos, como bien jurídico, son trasversales a cualquier especialidad. Se producen en toda actividad humana y por tanto están ubicados físicamente, no solo en los Archivos. Esto induce a que debe armonizar el cuerpo normativo especifico con todos los demás, que a ulterior afecten los registros.
No se trata de una receta, pero cuando se supera el proceder legislativo, extendido en el tiempo y engorroso en la mayoría de los países, se presume haber logrado una legislación, que, de manera estable en el tiempo, logre preservar los valores documentales de una nación. Este es el único que se aspira: proteger jurídicamente el Patrimonio Documental y poner en su justo lugar su valor de uso.
Conclusiones
La Legislación Archivística deviene, más, en herramienta de trabajo de los ejecutores y decisores en materia de Gestión Documental. Sus disposiciones alcanzan a todas las personas jurídicas y naturales de una sociedad pues a la producción documental no escapa nadie como tampoco se escurre del marco jurídico nacional.
El documento es el bien jurídicamente más importante de la Legislación Archivística y es, su preservación, el principio fundamental en la teoría y la praxis. La necesaria protección de los registros generados y que los se producirán el futuro, su tratamiento, conservación y puesta al servicio de usuarios devienen como el objeto de protección más relevante en este ámbito.
Los Archivos, como entidades públicas, son objeto de protección en el ámbito legislativo. Estos son conservadores de la documentación generados por un país, un territorio, una entidad, una disciplina jurídica etc., tienen un papel preservador de derechos, garante de la gestión, de rendición de cuentas de la administración y de trasparencia admirativa. Esta función social se cumple más allá de la edad del documento y la función cultural de los mismos.
La legislación archivística debe dar un enfoque integral, sistémico y holístico a la protección jurídica del documento y Archivos independientemente de las etapas de su ciclo vital, enfatizando en una visión de proteger el patrimonio nacional.
(Versión divulgativa de artículo: Legislación Archivística: reflexiones doctrinales en Revista de la Facultad de Derecho Núm. 50. ene-jun, 2021. Editada por la Facultad de Derecho, Universidad de la Republica, Montevideo, Uruguay en https://revista.fder.edu.uy/index.php/rfd/article/view/792)
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