Introducción
Es mi objetivo proporcionar directrices técnicas para llevar a cabo un tratamiento archivístico normalizado de las unidades y agrupaciones documentales fotográficas de prensa que forman parte de sus centros de documentación y/o archivo fotográfico. Proporcionar un tratamiento archivístico normalizado a las fotografías favorecería la visibilidad, accesibilidad a los investigadores a los grandes fondos e inclusión en bases de datos y fototecas digitales y virtuales. Hoy en día contamos con sistemas de bases de datos que ayudan en este propósito pero si queremos dar visibilidad a las fotografías deben estar descritas siguiendo modelos internacionales para poder ser recuperadas fácilmente y desde cualquier lugar. Es así como conseguimos resultados óptimos.
Las fotografías deben tratarse siguiendo los principios generales y fundamentales de la Archivística pero esto no siempre es así. Muchas fotografías son tratadas siguiendo sistemas propios del archivo al que pertenecen o del banco de imágenes en el que se encuentran.
Hacemos una propuesta de tratamiento archivístico normalizado de las fotografías de prensa debido a que no encontramos criterios comunes ni unificados sino una variedad descriptiva muy heterogénea, poca información sobre fondos fotográficos que sea accesible a todos los investigadores, pocas colecciones fotográficas en línea, dificultad para la recuperación de fondos fotográficos, dispersión de los mismos y falta de enlaces entre fondos fotográficos dispersos. Esta falta de acceso a los fondos fotográficos está condicionada por la Ley de Propiedad intelectual relativa a autores fotográficos que extiende el plazo de protección a 70 años postmortem del fotógrafo. “Los derechos de explotación de la obra duran toda la vida del autor y setenta años después de su muerte o declaración de fallecimiento.” (BOE 14.04.2018. Artículo 26, Capítulo 1, Título III, p.15) Y sin embargo, los archivos deben proporcionar “acceso y difusión de la información y el conocimiento necesarios para fines educativos, científicos y de desarrollo” (IFLA, 2012)”. Las fotografías de prensa son documentos de archivo y forman parte de nuestro patrimonio cultural. Su organización y difusión garantiza la reconstrucción de nuestra historia.
Son los documentalistas gráficos quienes gestionan los archivos fotográficos y recuperan información de fondos propios y de bancos de imágenes comercializadas así como de fondos fotográficos de otros medios, archivos y colecciones. El proceso al que se someten a las fotografías de archivo es intelectual y ha de ser hecho por profesionales especializados que sepan cómo interrogar los documentos sea y qué tipos de usuarios pueden necesitar acceder y recuperar la información.
Buscamos una estrategia archivística normalizada
Si buscamos una estrategia normalizada debemos adaptarnos a las normas archivísticas internacionales. Para garantizar el acceso a los fondos fotográficos hemos de comenzar teniendo un registro de ingresos, que es el primer instrumento de control documental.
El tratamiento archivístico se origina cuando la fotografía ingresa en el Archivo y es registrada, evaluada y seleccionada; continúa en las fases de organización y clasificación, teniendo en cuenta el contexto en el que fueron hechas, y finaliza con su descripción, posible cambio de formato, e instalación, que incluye un posible cambio en el formato original de las fotografías con el fin de facilitar su conservación y el acceso a las mismas. Cuando clasificamos agrupamos las series y conformamos un cuadro de clasificación, que es una estructura que refleja la organización de los documentos y los sitúa.
La organización de los fondos fotográficos debe seguir dos principios fundamentales en archivística que han de respetarse a lo largo de todo el tratamiento archivístico: (i) El principio de procedencia, que señala que debemos situar cada documento en el grupo documental del que procede y por lo tanto no mezclar documentación proveniente de diferentes entidades, fondos o instituciones y (ii) El principio de respeto al Orden original, que señala que debemos mantener el orden original en que la documentación fue originada. Este principio se relaciona con la estructura interna del fondo.
Una vez hecho esto los documentos fotográficos del Archivo han de ser descritos. Seguir una misma norma internacional facilita el intercambio de información y la comunicación entre los diferentes archivos, ya que se realiza el trabajo de forma homogénea. Asimismo, es un paso importante si queremos que nuestros fondos fotográficos lleguen a formar parte algún día de catálogos colectivos o sean integrados en otro sistema mayor. El control de la documentación y una recuperación eficaz son también ventajas de una descripción detallada que muchos diarios no pueden acometer debido al contexto de inmediatez en el que trabajan y a la falta de personal suficiente en sus centros de documentación y/o archivos.
Existen variedad de modelos frecuentemente utilizados para la descripción normativa de fotografías a nivel internacional: ISAD, MARC, ISBD, AACR2, FOTIOS o SKOPEO. Las fichas de indización pueden reflejar estos modelos u otros y son normalmente elaboradas en colaboración entre los diferentes profesionales de los departamentos de sistemas, el archivo o el centro de documentación y el departamento de edición gráfica.
La propuesta aquí sugerida para el tratamiento archivístico normalizado de los fondos fotográficos es la ISAD (G), que facilita el acceso a la unidad documental fotográfica, la serie, la sección o el fondo y a la información que contiene de una manera eficaz. La ISAD(G) ofrece información del documento; de la entidad de la que proviene, y del autor o fotógrafo. Representa esta información en 7 áreas que contienen 26 apartados de información. No es obligatorio rellenarlos todos; hacerlo o no depende del nivel de detalle al que el archivo quiera llegar y del “para quién” y “para qué” estamos describiendo los grupos o unidades documentales fotográficas. Algunos elementos son esenciales en la descripción e imprescindibles si queremos intercambiar fotografías a nivel internacional:
- Código de referencia
- Título
- Creador
- Fecha(s)
- Extensión de la unidad de descripción
- Nivel de descripción
Usamos la norma EAD, Encoded Archival Description para proporcionar acceso electrónico a fondos, secciones, series y unidades documentales fotográficas descritos siguiendo la norma ISAD(G). EAD codifica material de archivo bajo la forma SGML DTD.
La ISAD(G) establece como principal objetivo “garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas, facilitar la recuperación y el intercambio de información […] y hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado.”
Conclusiones
Ha sido mi intención proporcionar directrices técnicas para llevar a cabo un tratamiento archivístico normalizado a nivel internacional de las unidades y agrupaciones documentales fotográficas que se seleccionan para formar parte del centro de documentación y/o archivo fotográfico de la prensa y que pasan a formar parte del fondo documental de los archivos y/o centros de documentación de las empresas periodísticas.
Los archivos gráficos y/o centros de documentación de los periódicos tienen una labor esencial en la gestión y tratamiento de los fondos gráficos tanto digitales como predigitales ya que no sólo son una parte muy importante del contenido informativo sino que están custodiando documentación gráfica que dará testimonio a los historiadores del futuro para escribir la historia de nuestros días.
La metodología normativa archivística que propone el Consejo Internacional de Archivos es eficiente y homogénea; garantiza una gestión eficaz y asegura la recuperación y la conservación de los fondos documentales fotográficos de forma global. Proporcionar un tratamiento archivístico normalizado a las fotografías les otorga mayor visibilidad, accesibilidad a los investigadores e inclusión en bases de datos y fototecas digitales y virtuales.
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