Los metadatos obligatorios para los documentos y expedientes electrónicos vienen determinados en las correspondientes normas técnicas de interoperabilidad (NTI). En principio, el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) solo nos obliga a incorporar estos metadatos a la hora de intercambiar, pero tenemos que tener en cuenta que la transferencia al archivo electrónico es en sí un intercambio, de forma que antes o después habrá que agregar los metadatos mínimos imprescindibles. En este sentido, el ENI no solo es intercambio sino también conservación, como se indica en el preámbulo del propio Real Decreto 4/2010. Por ello, el capítulo X está dedicado en exclusiva a la conservación de documentos electrónicos.
El artículo 26 de la Ley 39/2015, que regula la emisión de documentos por las administraciones públicas, establece que éstos tendrán al menos una firma electrónica y los metadatos necesarios, entre los que se mencionan sutilmente el identificador y la fecha de captura. Se entiende que el resto de metadatos son los establecidos en el ENI a través de la NTI de documento electrónico.
Por su parte, en lo relativo al expediente electrónico, el artículo 70.3 de la reciente ley establece que éstos tendrán la estructura y metadatos definidos por el ENI a la hora de intercambiar, de lo que se puede deducir que la conformación de los expedientes no está normalizada, salvo en el caso de remisión a otra unidad. No obstante, el artículo 17 nos indica que “cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados”. Con ello se infiere que, una vez finalizados los expedientes, éstos deberían ser remitidos al archivo con las estructuras definidas en el ENI.
Por ese motivo, se hace cada vez más necesario implementar desde el primer momento estas estructuras, adaptando las aplicaciones de gestión y tramitación, algo que es sin duda urgente, puesto que estamos asistiendo a una situación en la que en algunos órganos de la administración ni siquiera se están formando expedientes, por lo que podemos perder varias décadas de información para las generaciones futuras.
Un ejemplo que refleja esta situación es la plataforma de tramitación del Plan E. Diseñada con anterioridad al ENI, los datos que custodia tienen un evidente valor histórico. Los expedientes se tramitaron íntegramente en electrónico y ahora estamos ante el reto de garantizar su conservación en el futuro, lo que entraña grandes dificultades y costes. Por eso, es necesario que las aplicaciones que se utilizan en el sector público se adecuen al ENI lo antes posible.
Aunque el ENI nos habla de unos metadatos mínimos obligatorios, éstos son insuficientes para gestionar la información en un archivo, sobre todo en lo relativo a seguridad, acceso y calificación. Para solucionar esta deficiencia, la NTI de Política de Gestión de documentos electrónicos establece que cada administración debería aprobar una política específica y determinar los metadatos complementarios necesarios.
A raíz de esta NTI, en el 2014 fue publicada la Política de Gestión de documentos electrónicos del MINHAP. Ésta fue elaborada bajo la coordinación de Gerardo Bustos Pretel, subdirector general de Información, Documentación y Publicaciones, con el consenso de diferentes organismos del Ministerio, así como la participación de la Subdirección General de los Archivos Estatales del MECD y el Ministerio de la Presidencia. Uno de sus principales logros fue la definición del perfil de aplicación de metadatos, es decir un conjunto de metadatos seleccionados entre el listado que recoge el eEMGDE, que es el esquema nacional de metadatos consensuado entre la Administración General del Estado, comunidades autónomas, la FEMP y las universidades.
En este perfil se establecieron tres bloques de metadatos. El primero era un mapeo ente los metadatos del eEMGDE y los que se han establecido como obligatorios en las NTI de documento electrónico y expediente electrónico.
El segundo bloque fue el más debatido, pues se trataba de elegir cuáles eran los metadatos precisos para la gestión documental en un archivo. En este bloque se incluyeron metadatos de clasificación, calificación, seguridad y acceso, uso y reutilización, además del metadato de fecha fin.
El tercer bloque está formado por otros metadatos recomendados dentro del eEMGDE en base a que tienen una especial relevancia para la gestión documental. En este bloque se incluyen los metadatos relacionados con el registro, la trazabilidad o el nombre natural, equivalente al título del expediente.
La política del MINHAP es sin duda pionera y ejemplar por elaborarse dentro de un consenso amplio, con participación de diferentes ministerios. Es la que ha servido de modelo a otras políticas que han surgido después como la del Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, Presidencia, Defensa o la de entidades locales. Por estos motivos, recibió el premio al mejor proyecto archivístico en el VII Congreso de Archivos de Castilla y León en el 2016.
No obstante, la redacción de una política de gestión de documentos electrónicos es meramente un planteamiento teórico. Al poco tiempo de iniciar los trabajos de desarrollo de la aplicación Archive1, que tiene la vocación de ser la aplicación de archivo electrónico de las diferentes administraciones, se hizo evidente que los metadatos relativos a seguridad, acceso y calificación podrían heredarse de la serie documental a la que pertenecían.
En el desarrollo de estos trabajos se verificó que sería suficiente con que las unidades productoras cumplimentasen los metadatos obligatorios definidos en las NTI de documento y expediente electrónico así como los complementarios de fecha fin y nombre natural del expediente. El de fecha fin permite automatizar toda una serie de tareas. El de nombre natural, si bien, en un principio había quedado relegado al tercer bloque en el perfil de aplicación, es innegable que es fundamental a la hora de realizar búsquedas y poder recuperar información de una forma ágil y rápida. Este metadato tiene su equivalencia con el campo título de la ISAD (G), en la que es considerado obligatorio.
En el modelo planteado, cada expediente hereda los metadatos de calificación, seguridad y acceso en el momento de cambio de responsabilidad de la custodia. Eso no impide que los organismos que lo precisen puedan cumplimentar estos metadatos con anterioridad al ingreso en el archivo. En este sentido, cualquier metadato del eEMGDE puede incorporarse al expediente electrónico y agregarse al paquete de transferencia (SIP).
El anexo 11 de la segunda versión de la Política de Gestión de documentos electrónicos del MINHAP, publicada en el 2016, llega un poco más allá que las NTI de documento y expediente electrónico, y resuelve la forma de integrar en el paquete de transferencia (SIP) los metadatos complementarios, tanto los de nombre natural y fecha fin, como todos aquellos que las unidades considerasen necesarios para la gestión de sus documentos y expedientes electrónicos.
El modelo está definido y funciona, pero ahora tenemos por delante un largo y difícil camino con un objetivo principal: normalizar y adecuar al ENI todas las aplicaciones de gestión. Si no lo hacemos va a ser muy difícil ingresar los expedientes en el archivo electrónico y garantizar su conservación. Ese es el principal reto.
[1] El equipo de trabajo que ha desarrollado la primera versión de Archive está formado por las siguientes personas: Gerardo Bustos Pretel y Aitor Cubo Contreras, como coordinadores; Javier Hernández Díez y Laura Flores Iglesias, como técnicos de sistemas y tecnologías; y Rosa María Martín Rey y José Luis García Martínez, como jefes de área de archivo en el MINHAFP.
