Qué duda cabe que este 2021 continúa siendo un año duro y extraño para todos, especialmente para aquellos que la pérdida ha ocupado demasiado hueco en sus vidas, bien por el fallecimiento de seres queridos, porque han perdido su trabajo o, por el contrario, siguen en estado de ERTE indefinido.
Pese a la desesperanza, hoy queremos saber cómo la profesión de archiveros está sirviendo de utilidad para gestionar todos los trámites de la COVID-19, cómo están trabajando al frente de la gestión documental en el ámbito de la administración sanitaria. Es por ello que tenemos el placer de volver a entrevistar a Adrián Cruz, técnico de gestión documental y archivo del Departament de Salut de la Generalitat de Catalunya, además de contar con el testimonio de Patricia Lloveras, responsable de archivo del mismo departamento, quienes nos hablan sobre cómo ha sido – y está siendo- su trabajo cuando se está a punto de cumplir un año desde el inicio de la pandemia en España.
(Archivoz) Antes de todo, ¿Cómo estáis llevando toda esta situación a nivel personal?
(Adrían Cruz) La pandemia ha cambiado la manera de trabajar con la llegada del teletrabajo, pero el hecho de trabajar desde casa no significa que hagamos menos o seamos menos necesarios. Todo lo contrario, la faena se ha visto incrementada, ya que la implantación de la administración electrónica ha cogido velocidad de crucero y en este nuevo escenario los archiveros somos imprescindibles.
(Patrícia Lloveras) A este cambio que comenta mi compañero Adrián, que estoy totalmente de acuerdo, añado que el teletrabajo, en mi opinión rompe en cierta manera la vinculación con la gente que forma parte de la institución, la relación con ciertas personas se rompe porque ya no las ves. El contacto ahora es por correo electrónico o por la plataforma TEAMS, y generalmente solo con personas concretas.
(Archivoz) Uno de los temas que estáis tratando es mejorar la gestión documental en todos los trámites relacionados con la COVID-19 ¿Nos podríais explicar brevemente en qué está consistiendo?
(AC) En los últimos meses se han implantado muchos trámites relacionados con la COVID-19, desde la autorización para hacer pruebas PCR o obtenerlas, hasta la gestión de las miles y miles de denuncias que el incumplimiento de las nuevas medidas para frenar la pandemia producen. Nuestra labor es incluir estos nuevos trámites en el Cuadro de Clasificación Funcional de la Generalitat de Catalunya, identificar las tipologías documentales que generará cada uno de ellos, configurar toda esta información en las aplicaciones correspondientes, formar a los usuarios y, finalmente, comprobar que los expedientes se están haciendo correctamente según las pautas de gestión documental dadas.
(PLL) Si, también es importante acompañar a las personas en el cambio, en la transformación digital de la administración. Cada cambio en el trabajo, en la manera de trabajar que se ha hecho durante años, requiere que estemos al lado de los compañeros para resolver cualquier duda y que se sientan seguros en el nuevo contexto.
Responsable de Archivo y Gestión Documental del Departament de Salut de la Generalitat de Catalunya y vicepresidenta de la Comisión Técnica en materia de documentación clínica.
(Archivoz) ¿Cómo puede ayudar vuestro trabajo al ciudadano? ¿Podríais poner algún ejemplo en concreto?
(AC) En el caso de un archivo central administrativo como el del Departament de Salut, siempre hay que destacar el acceso a los ciudadanos de las historias clínicas que de manera subsidiaria el Departament conserva. Por ejemplo, las historias clínicas de iDental, una red de clínicas que resultó ser un fraude y que han afectado a miles de personas que han necesitado su historia clínica para paralizar sus préstamos y seguir sus tratamientos. De alguna manera, gracias a nuestra labor se ha podido rescatar el máximo de historias clínicas posible para entregarlas a los ciudadanos que la han necesitado.
(PLL) Si, tener la información accesible para las personas que en este caso necesitan su historia clínica para seguir su asistencia médica. Es un punto primordial.
Este es un aspecto único y especializado del archivo del Departament de Salut, DS, el de la recuperación y custodia de fondos de historias clínicas y información clínica de centros sanitarios que han cesado su actividad, o al menos localizar dónde está esta información para facilitar al ciudadano su acceso.
Esta información también ha servido, como ejemplo, en el caso de los “niños robados”, que a raíz de la difusión en los medios de comunicación, recibimos muchas peticiones de información.
Adrián Cruz en el Archivo del Departament de Salut de la Generalitat de Catalunya.
(Archivoz) ¿Estáis teniendo algún tipo de dificultades a la hora de llevar a cabo la gestión? ¿Echáis en falta algo desde el principio de la pandemia por parte de las administraciones?
(AC) En mi caso, el trabajo que llevo a cabo diariamente no ha variado, sólo varía el entorno donde lo hago. Quizás los medios nos fueron llegando poco a poco, pero es que la pandemia nos pilló a todos desprevenidos.
(PLL) En el mío, prefiero trabajar desde mi puesto de trabajo habitual, también porque tenemos unos compañeros en el archivo que trabajan presencialmente. Aun contamos con muchos expedientes en soporte papel que se tienen que gestionar, atender el servicio de préstamos y consultas de expedientes, atención telefónica, etc.
(Archivoz) La Associació d’Arxivers de Catalunya publicó no hace mucho, en su boletín digital, La Dada, en el que recopila cómo es un día en el Archivo del Departament de Salut. ¿Cómo surgió este proyecto?
(AC) La Vocal de Publicaciones de la Associació d’Arxivers de Catalunya nos hizo el encargo, en plena pandemia creyeron interesante abordar un artículo sobre los archivos de salud y como en este caso, decidimos hacerlo conjuntamente.
(Archivoz) Aparte de la importancia de conservar, preservar y hacer accesibles las historias clínicas, ¿qué otros objetivos tenéis fijados en el Department de Salut?
(AC) Aparte del tema de las historias clínicas, que es un punto fuerte sin duda, nuestro objetivo es que la gestión documental esté presente en todos los trámites del Departament de Salut desde el inicio hasta el final de vida de todos y cada uno de los documentos que se generan. Para ello contamos, entre muchas otras herramientas, con un sistema de información propio del Departament (DOCtram) construido poco a poco siguiendo todas las necesidades que vamos detectando con el soporte de la Área TIC.
(PLL) También desde el archivo participamos activamente en la Comissió Tècnica en Matèria de Documentació Clínica, adscrita a la Secretaria General del departamento. Elaboramos protocolos y recomendaciones para centros sanitarios y consultas individuales en temas de acceso a la información, gestión documental, gestión de datos, sustitución de soportes,etc.
Si la situación actual nos lo permite, este año tenemos previsto montar una exposición de los carteles que ha ido editando el Departament de Salut a lo largo de estos 44 años. Se trata de carteles para hacer difusión del calendario de vacunaciones, de campañas de prevención, de educación sobre temas sanitarios, de promoción de la salud, contra el tabaco, contra el alcohol, sobre nuevas dietas alimentarias, planificación familiar, etc. Son muy interesantes porquè tambien se observa la evolución del estilo, del tipo de mensaje, de las imágenes.
Cabe destacar que en el año 2012 ya hicimos una exposición para contextualizar el Pavelló Ave Maria, edificio sede del DS, con mucha historia, para dar a conocer el valor del espacio de trabajo tanto para los trabajadores como para las visitas externas.
Y otra fue la exposición que se elaboró y expuso hace dos años para celebrar los 40 años de la creación del DS.
(Archivoz) ¿Qué retos tenéis que hacer frente en el próximo año? ¿Cuál es la hoja de ruta de la Conselleria de Salut y, en concreto, de vuestro departamento de cara al 2021?
(AC) Nuestro objetivo, aunque desde hace años siempre es el mismo, es conseguir la implantación de la Administración electrónica de una vez por todas. Una implantación real.
(PLL) En paralelo, vamos evaluando los procedimientos para determinar su valor administrativo, legal, econòmico e informativo/histórico para eliminar o bien para conservar a largo plazo, tanto el soporte papel como el electrónico. En el caso de los expedientes en papel, se transfieren al Arxiu Nacional de Catalunya, i en el caso de los e- expedientes, a i-Arxiu.
En el depósito del archivo donde custodiamos los expedientes, contamos con 55.000 cajas de archivo normalizadas, 5.500 metros lineales, con documentos desde 1977, año en que se creó el DS hasta la actualidad. Además también hemos montado el archivo fotográfico, tanto de fotografías institucionales como de las personas que trabajamos en la institución. Todos formamos parte del Departament de Salut.
Es muy interesante haber guardado documentos de la primera época, bueno, de todas, para elaborar la historia de la sanidad catalana, desde el punto de partida, cómo ha ido evolucionando y cómo se han ido incorporando los nuevos programas de prevención, protección, control, difusión, gestión, etc; las nuevas profesiones sanitarias, nuevos equipamientos por toda la geografía catalana, identificando las necesidades y en base a los estudios, como el Pla de salut, cómo han cambiado los conceptos y los objetivos, la incorporación de las nuevas tecnologías, y un largo etcétera.
Ya ves que si nos ponemos a explicar, no acabamos. Reivindicamos los archivos y la gestión documental no solo para saber del pasado sino para conocer de dónde venimos y para el futuro.
Gracias por contar con nosotros.
