El mundo de las bibliotecas entendió hace tiempo la necesidad de encontrar mecanismos de coordinación entre los diferentes catálogos de cada institución, haciendo posible la similitud de criterios y la adopción de una normalización cada vez más consolidada y extendida, en aras de permitir un óptimo acceso a los puntos principales y secundarios de esos catálogos automatizados. Así, desde la Conferencia de París de 1961 que marcó los principios de la catalogación bibliográfica y, sobre todo, desde la publicación de la primera versión de la norma ISBD(M), en 1974, que unificó la descripción de la bibliografía, se viene trabajando activamente en dicha estandarización, lo que impulsó el uso del denominado control de autoridades.
En palabras llanas, el control de autoridades puede entenderse como el conjunto normalizado que alberga la forma adecuada de los nombres, sus relaciones, los títulos uniformes y los encabezamientos de materias de una biblioteca. Cumple, por lo tanto, los objetivos de: “Dar consistencia e integridad a las bases de datos; Conseguir mejorar la precisión en la recuperación de la información; Ayudar en el trabajo de referencia de todo tipo de biblioteca; Facilitar el intercambio de información bibliográfica, y con ello aligerar los costes de la catalogación”.[1]
Esta preocupación se plasmó, en el seno de la Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA), con la edición en 1984 de las Directrices para Asientos de Autoridades y Referencias (Guidelines for Authority Records and References, GARE), revisada en el año 2001 e incorporada ya de pleno al panorama bibliotecario internacional.
Los archivos, nuestro verdadero campo de batalla, han quedado sin embargo algo rezagados en este proceso, tal y como se demuestra con una rápida búsqueda online sobre las autoridades archivísticas, aunque la intención de las presentes líneas es resaltar justamente los avances que sí se han producido en este sentido. Porque, impregnados de la misma interconexión en un mundo globalizado, son igualmente necesarias ciertas herramientas que vinculen los trabajos llevados a cabo en los diferentes centros documentales, para un contexto donde la información fluye dinámica y masivamente.
De esta manera, el Consejo Internacional de Archivos (CIA), a finales de 1989 –véase la diferencia temporal con respecto al ámbito anterior–, emprendió las tareas encaminadas hacia la normalización de las descripciones archivísticas, con dos textos fundamentales que son hoy el santo y seña de la disciplina, aunque en la práctica creemos que uno de ellos ha gozado de mayor auge con respecto al otro. Nos referimos, claro está, a la Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD(G), y, por otra parte, a la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, la ISAAR(CPF).
El contenido y estructura de la primera de estas normas, constituida como punto de partida esencial para las descripciones en los archivos, son de sobra conocidos, resultando impensable que alguna institución archivística que se precie como tal no la haya puesto en funcionamiento. La ISAD(G), dividida en siete áreas informativas (área de identificación, de contexto, de contenido y estructura, de condiciones de acceso y uso, de documentación asociada, de notas, y de control de la descripción), está compuesta por un total de 26 elementos, siendo los más básicos e indispensables los siguientes:
- Código de referencia (signatura)
- Título
- Productor
- Fecha (s)
- Extensión de la unidad de descripción
- Nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental)
En cuanto a la norma ISAAR(CPF), en su segunda versión de 2004 y que es complementaria con la propia ISAD(G), está concebida como una macroestructura de datos, puesto que sólo establece las reglas generales para la representación de las autoridades, haciéndose perentorio el desarrollo particular para cada ámbito nacional o para cada lengua. En el caso concreto de España, ello se vertebró en la Norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados de instituciones, personas, familias, lugares y materias en el sistema de descripción archivística de los Archivos Estatales (julio de 2010), promovida por la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas del Ministerio de Cultura.[2]
En su raíz, la ISAAR(CPF) tiene como prioridad la utilización de los registros de autoridad en los archivos, sirviendo estos exactamente para: “a) describir una institución, persona o familia como unidades dentro de un sistema de descripción archivístico; b) controlar la creación y utilización de los puntos de acceso en las descripciones archivísticas; c) documentar las relaciones entre diferentes productores de documentos y entre estas entidades y los documentos creados por ellas, y/o otros recursos que les conciernen”.[3]
Está estructurada en 4 áreas de información, con 25 elementos totales de descripción: 1. Área de Identificación, para el encabezamiento de la autoridad (tipo de entidad, nombre autorizado del nombre…); 2. Área de Descripción, sobre la naturaleza de la institución, persona o familia (fechas, historia, lugares, funciones desempeñadas…); 3. Área de Relaciones, donde se recogen los vínculos con otras autoridades (naturaleza de esa relación, descripción de la misma); y 4. Área de Control, con datos sobre cómo se creó el registro de autoridad, quién lo hizo, etc. (estado de elaboración, fecha de creación, lengua, fuentes…).
Permite, finalmente, la compartición de la información generada entre los distintos archivos y centros de documentación, gracias a la integración en sistemas nacionales e internacionales. Para ello necesita de protocolos fiables de intercambio, por ejemplo mediante las aplicaciones basadas en linked data, un método de publicación de datos estructurados a través de las tecnologías web estándar (HTTP, los URI, etc.).
En definitiva, tanto la ISAD(G) como especialmente la ISAAR(CPF) se convierten en apoyos útiles para el establecimiento del control de autoridades en los archivos, lográndose así la simbiosis del sistema archivístico a escala global, tal y como reclama la sociedad de la información en la actualidad.
[1] Biblioteca Nacional de España, Manual de Autoridades, julio de 2010. Disponible en: http://www.bne.es/opencms/es/Servicios/NormasEstandares/Docs/Manual_de_Autoridades.pdf (Consultado el 30 de junio de 2017).
[2] Norma disponible en el enlace: https://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/novedades/norma-para-la-elaboracion-de-puntos-de-acceso-normalizados-en-las-descripciones-de-documentos-de-archivo.html (Consultado el 30 de junio de 2017).
[3] Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, ISAAR (CPF), 2004, p. 8. Disponible en: http://www.ica.org/sites/default/files/ISAAR2ES.pdf Consultado el 30 de junio de 2017)
