Desde 1777 que se fundó La Real Sociedad Económica de Amigos del País de Tenerife (RSEAPT) se ha convertido en un acervo documental y bibliográfico importante de la memoria histórica canaria. Es por ello, que RSEAPT ha comenzado una tarea titánica: la catalogación de sus fondos para su futura digitalización, que permitirá la consulta de estos desde cualquier parte del mundo. Dicho proceso de catalogación ha sido encomendado a las Archiveras-bibliotecarias de la Institución: Zulaika Navarro y Diana Ramos, quienes nos han concedido una entrevista.
(Archivoz) Primero que nada, muchas gracias por concedernos esta entrevista a la Revista Archivoz. Ambas son Archiveras-bibliotecarias de la RSEAPT, ¿Podrían contarnos brevemente su trayectoria profesional y cómo llegaron a dicha institución?
(Zulaika Navarro): Muchas gracias a ustedes, por darnos la oportunidad de hablar de nuestro trabajo en la Real Sociedad Económica de Amigos del País de Tenerife (RSEAPT) Yo soy licenciada en Historia por la Universidad de La Laguna (ULL), con formación en archivística y biblioteconomía, conservación documental y bibliográfico, digitalización y difusión del patrimonio. En 2004 realicé unas prácticas del Curso de Especialización Archivística de la Fundación Carlos de Amberes y la UNED en la RSEAPT, pasando a formar parte del personal del archivo-biblioteca meses después.
He compaginado mi labor en esta institución junto con otros trabajos vinculados al patrimonio, como el de directora de un grupo de catalogación del patrimonio mueble en el Museo Militar de Almeyda mediante un convenio de colaboración entre el Ministerio de Defensa y el de Cultura. También he trabajado como auxiliar de sala en el Archivo Histórico Provincial de Tenerife atendiendo las consultas de los investigadores junto con diversas tareas archivísticas.
Socia de número de la Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA) y actual tesorera de la Asociación de Bibliotecarios/as y Documentalistas de Canarias (ByD Canarias).
(Diana Ramos): Como mi compañera Zulaika soy licenciada en Historia, por la Universidad de La Laguna (ULL), y desde que finalicé mi licenciatura me he centrado en mi formación en el campo de la archivística. En este sentido, realicé el curso de Especialización Archivística de la Fundación Carlos de Amberes y la UNED, que posteriormente he ido ampliando, y diversificando, con formación en digitalización, implantación de sistemas de gestión documental o software libre. Actualmente, estoy finalizando el máster en Historia de la Ciencia y Comunicación Científica, donde espero poder realizar un trabajo de investigación relativo a los archivos científicos.
A nivel profesional, tuve la oportunidad de conocer distintas salidas laborales siendo becaria en: la Casa Lercaro, en la Biblioteca Pública del Estado en Santa Cruz de Tenerife (Casa de La Cultura) y, por último, en el mundo de los archivos donde tuve la oportunidad de descubrir esta profesión en el Archivo Histórico Provincial de Santa Cruz de Tenerife. Posteriormente, trabajé en varios proyectos archivísticos en el Instituto de Astrofísica de Canarias (IAC), hasta que contactaron conmigo para incorporarme a la Real Sociedad.
Soy socia de la Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA), como mi compañera, donde también he tenido la oportunidad de formar parte de la junta directiva y, además, de poder trabajar en el equipo de comunicación de la asociación.
(Archivoz)¿De cuántos fondos y documentos se compone el archivo de la RSEAPT? ¿Hay alguna joya documental que crean que merece ser destacada?
(ZN):La tipología documental es muy variada y el valor histórico de los documentos en general es notable, como joya documental solemos destacar la Ejecutoria de Hidalguía de Simón Valdés por ser uno de los documentos más antiguos del archivo pues data de 1576, además sus ilustraciones le dan un valor artístico indudable. Nunca falla en las visitas escolares o cuando nos visitan otros colectivos de diversos tipos.
(DR): Coincido con Zulaika, la ejecutoria de Simón Valdés es una de las joyas de la casa. Resulta visualmente muy atractiva, es capaz de captar la atención del alumno más díscolo en las visitas escolares, y su estado de conservación es impresionante. Sin embargo, tenemos muchas otras joyas de igual importancia. Por ejemplo, el borrador “Ensayos sobre la historia natural y civil de las Islas Canarias” de José Viera y Clavijo. También destaca la documentación relativa a la creación de la Universidad de San Fernando, el Jardín Botánico o la documentación relativa a las milicias de Canarias.
¿Cuántos documentos tenemos? Estamos en pleno proceso de catalogación, por lo que el número es solo una aproximación, pero estamos por encima de los 30.000 documentos. A esta cifra, debemos sumar los fondos que recientemente se han incorporado a la institución y, que aún no han sido tratados por encontrarse en cuarentena. Este volumen equivale a 25 fondos y colecciones documentales. Unas cifras que, afortunadamente, siguen creciendo gracias a las donaciones.
(Archivoz) Su meta es digitalizar los fondos del RSEAPT, pero antes de ello están en un proceso de catalogación, ¿Podrían hablarnos sobre este proceso, del análisis documental que están llevando a cabo y si es posible comentarnos la configuración del cuadro de clasificación?
(ZN): Es el proceso clave de todo el proyecto y el que más tiempo requiere. Es una labor conjunta, para poder elaborar la planificación de las tareas archivísticas. Destacar que tiene un gran peso la labor de investigación de los propios documentos y, de sus productores.
(DR): Como indica Zulaika, la casilla de salida a nuestro trabajo es la investigación previa a nuestra intervención. El objetivo de esta fase es conocer al productor, o productores, y comprender cómo se ha formado el fondo que vamos a trabajar, qué es realmente lo que tenemos ante nosotras. Durante esta etapa acudimos a un variado conjunto de fuentes, que varía en función del productor, y que nos puede llevar a consultar desde fuentes legislativas a bibliografía sobre los productores. Esta fase de investigación se complementa, se realiza casi de forma paralela, con una “prospección documental”. Es decir, comenzamos a investigar a la propia documentación, a través de su estudio. Son dos etapas que para mí se solapan, porque muchas veces estás con la documentación y, al mismo tiempo, documentándote sobre ella. Por supuesto, sobra decirlo, pero también la propia documentación nos habla sobre su formación, por lo que es otra fuente con la que trabajamos. A partir de aquí, se inicia el proceso de identificación y clasificación de las series documentales, que compondrán el cuadro de clasificación. La elección del tipo de cuadro varía en función al propio fondo.
Hasta aquí la teoría que todos conocemos, pero ¿cómo se plasma esto en nuestro trabajo en la RSEAPT? Durante un año, hemos trabajo sobre tres conjuntos documentales muy diferentes entre sí. Por un lado, un fondo institucional (RSEAPT) y, dos colecciones documentales (Tabares de Nava y José Rodríguez Moure). En el caso de la RSEAPT hemos optado por un cuadro orgánico-funcional y, en el caso de las colecciones los cuadros aún no se han definido del todo, aún estamos estudiándolos. Con este camino ya andado, hemos procedido a la descripción. Siguiendo la norma ISAD (G) hemos llevado a cabo la descripción, a nivel de unidad documental, el fondo de la institución y las dos colecciones.
(Archivoz) La catalogación es una tarea minuciosa y compleja ¿Cuánto tiempo estiman que les llevará todo este proceso?
(DR): Es muy difícil calcular cuánto tiempo nos puede tomar esta tarea. Durante esta primera etapa, que nos ha llevado aproximadamente un año, hemos podido describir el fondo de la RSEAPT, y las dos colecciones que te mencionaba, que son los más voluminosos. Sin embargo, durante este año hemos contado con el apoyo de una empresa externa, que nos ha permitido avanzar en el proceso. Hemos estado dos personas a tiempo completo, 8 horas diarias describiendo, y mi compañera Zulaika prestando apoyo cuando la atención a los investigadores se lo ha permitido. Además de esto, debemos tener en cuenta que seguimos recibiendo donaciones documentales, patrimoniales y bibliográficas que también debemos atender. No sé el tiempo que nos llevará, pero trabajamos duro por acortar al máximo el tiempo para finalizar esta tarea.
(ZN): Además hay que tener en cuenta que el archivo se sigue ampliando con diversas donaciones por ello el tiempo total es difícil de concretar.
(Archivoz) Por último, me gustaría preguntarles ¿Qué significado tiene para ustedes este proyecto? y, sobre todo, ¿qué representa el trabajo de archivero?
(DR): Es un proyecto fundamental. Se trata de describir todos y cada uno de los documentos, que conforman los fondos y colecciones de la entidad, para facilitar de esta manera su consulta. Una consulta abierta a cualquier ciudadano, investigador o curioso que desee conocer nuestro patrimonio. Es también, al menos para mí, un reto porque estamos hablando de identificar, clasificar, describir y, en algún momento, digitalizar un patrimonio en continuo crecimiento. Por eso, es importante definir el trabajo desde la base y, poder mantener la misma línea de trabajo de cara a cualquier nueva donación. En un proyecto de esta envergadura es fundamental la planificación y, el compromiso de todos los que participamos en él.
(ZN): Es una muy buena ocasión para conocer los fondos del archivo en profundidad y poder dar un mejor servicio no sólo a los investigadores sino también a la propia institución.
Considero que la labor del archivero es fundamental porque facilita y mejora la gestión documental de la entidad al tener bien controlados los documentos. Nuestro objetivo es poder mantener la integridad del archivo, asegurar la accesibilidad y también entre otras cosas fomentar la conservación y uso del patrimonio documental. Actuamos, como no puede ser de otra forma, siguiendo los principios del código deontológico de los archiveros.
